Tijdelijke afdelings- en managementondersteuner
Publicatiedatum: 14 augustus 2026
Optie tot verlenging: Ja, de opdracht kan eventueel worden verlengd.
Werkplek: Alleen op kantoor | We bieden flexibele werktijden, waarbij deels thuiswerken mogelijk is. Voorkeur voor werkdagen op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag.
Opleidingsniveau: MBO
Werkervaring: Medior
Hoe ga jij impact maken?
Dit is het team
In de afdeling Samenleving werken beleid en uitvoering nauw met elkaar samen. De afdeling bestaat uit een team Beleid, dat bestaat uit alle beleidsadviseurs (op de gebieden jeugd, Wmo participatie, sport, gezondheid, onderwijs en nieuwkomers) en een team Uitvoering. Dit team bestaat uit consulenten Wmo, participatie en jeugd (frontoffice) en medewerkers die zijn belast met administratieve, financiële en ondersteunende werkzaamheden (backoffice). In je rol als afdelingsondersteuner ondersteun je de gehele afdeling Samenleving, inclusief het Afdelingshoofd en de twee Teamleiders, bij hun dagelijkse werkzaamheden.Wat ga je doen?
Samen in een team van ondersteuners zijn jullie verantwoordelijk voor de volgende taken:- Verzorgen en opstellen van beschikkingen voor partners in het maatschappelijk veld.
- Overeenkomsten en beschikkingen laten ondertekenen en versturen
- Rugzakjes kunst- en cultuureducatie verwerken
- Eerste aanspreekpunt bij vragen over applicaties zoals Outlook en Onegov
- Verzorgen van secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de medewerkers en het afdelingshoofd en teamleiders:
- Afspraken plannen en organiseren, intern als extern en locatie regelen;
- Facturen voorcoderen en verplichtingen aanmaken in Key2financiën;
- Verzorgen van de projectenadministratie;
- Verzorgen van agenda's voor bestuurlijk overleg;
- Aanmelden en wegwijs maken nieuwe collega's en regelen laptop en telefoon
- Representatieregeling uitvoeren (bloem, lunch, cadeau enz)
- Beleidsregels publiceren via Daadkracht
- Postverdeler Onegov
- Verzorgen van correspondentie en het maken van overzichten
- Administratief toetsen en zo mogelijk afhandelen van subsidieaanvragen, onder meer op het gebied van onderwijs, cultuur en media.
- Zorgdragen voor inhoudelijke en financiële overzichten voor het jaarlijkse subsidieprogramma en -proces en ondersteunen van de subsidiecoördinator.
- Schema's maken en stukken leveren voor de accountantscontrole o.a. subsidieprogramma,
- Plannen van trainingen, cursussen, bijeenkomsten en andere (personeels)gesprekken.
- Het assisteren en ondersteunen op verschillende terreinen zoals het verzamelen van informatie, samenstellen van complexe (digitale) dossiers, het maken van overzichten, en voorstellen voor kwaliteitsverbetering binnen de afdeling daar waar het gaat om administratieve- en secretariële procedures en processen.
Eisen
- Je hebt tenminste een Mbo-opleiding afgerond (voorkeur secretariële opleiding).
- Je hebt ervaring met vergelijkbare werkzaamheden bij een gemeente.
- Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
- Je hebt minimaal 2 jaar recente werkervaring als management-, directie-, bestuurs- of afdelingsondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie.
- Je bent beschikbaar voor 28 uur per week.
- Je bent in staat op de in de aanvraag genoemde startdatum te starten.
- Je beschikt over een geldige VOG met screeningsprofielen 11, 12, 13 en 41, of bent bereid deze aan te vragen.
Wensen en competenties
- Je bent beschikbaar op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag. (10 Punten)
- Je bent een enthousiaste aanpakker met een plezierige persoonlijkheid die stressbestendig is.
- Je bent proactief en communicatief sterk.
- Je denkt in oplossingen en houdt ervan mee te denken om een ander optimaal te ondersteunen.
- Samenwerken is een tweede natuur voor jou.
- Je bent ondernemend, flexibel en wilt graag het maximale uit jezelf halen.
- Kerncompetenties: eigenaarschap, planmatig werken, verplaatsen in de klant en hiernaar handelen.
- De professional beschikt over de volgende competenties: Planmatig werken, Eigenaarschap, Klantgerichtheid, Samenwerken, Flexibiliteit en past in het team. (20 Punten)
Organisatie & Team
De organisatie bestaat uit drie afdelingen:
- Samenleving
- Ruimte
- Dienstverlening
Werken bij de gemeente Hilvarenbeek
Ons kleinschalige karakter en de grote samenlevingskracht zijn onze energiebronnen voor besluitvorming en dienstverlening. We zijn een wendbare en weerbare organisatie, een gezaghebbende overheidspartij en een zelfbewuste en betrouwbare samenwerkingspartner. We zijn hierbij een innovatieve partner die meedenkt en meedoet, een professionele dienstverlener en inspirerende werkgever. We staan voor kwaliteit en leefbaarheid.We vinden het belangrijk dat ieder zijn verantwoordelijkheid neemt. Daarbij werken we samen. Met andere gemeenten in de regio, met ondernemers en contractpartners en vooral met onze inwoners. We leveren kwaliteit in ons werk, zijn proactief en hebben korte lijnen. We weten elkaar te vinden.
Als gemeente hechten we veel waarde aan een goed contact met onze inwoners en ondernemers. Om die reden hebben we servicenormen opgesteld. We zorgen voor een goede bereikbaarheid, handelen vragen binnen gestelde termijnen af en verwerken persoonsgegevens op een goede manier. Jij helpt mee vorm te geven aan onze dienstverleningsnorm. En samen maken we die beloften waar!
We werken digitaal. Digitale vaardigheden spelen een steeds prominentere rol binnen het werk en ook binnen jouw functie. We verwachten dan ook dat jij daarover beschikt en dat jij jouw competenties en vaardigheden inzet om onze processen verder te verbeteren.
Bij de gemeente Hilvarenbeek krijg je verantwoordelijkheid, vrijheid en vertrouwen. Kom jij bij ons werken?
Deze voorwaarden bieden we jou
Als ervaren specialist bieden wij jou passende voorwaarden.
Naast de contractuele voordelen, bieden we extra dienstverlening als je voor Impact Vandaag kiest. Benieuwd naar onze dienstverlening?
Aangenomen via Impact Vandaag? Dan doneren wij €250 aan een goed doel dat jij kiest.
Stappenplan voor deze vacature
Vind je deze vacature interessant? Klik op solliciteren en stuur je cv mee. Binnen 48 uur neemt één van onze adviseurs contact met je op. We kijken daarbij:
- • Of jouw profiel geschikt is voor de functie op basis van de gevraagde eisen, wensen en competenties.
- • Of je past bij de organisatie.
Past de vacature bij jouw profiel? Dan neemt onze Opdracht Adviseur contact op over jouw sollicitatie en cv. Je kunt je contactvoorkeuren doorgeven in jouw profiel.
Veelgestelde vragen
Heb je een vraag over een vacature of jouw mogelijkheden?
Neem direct contact op met een adviseur of maak gebruik van ons gratis adviesgesprek waar wij jou gerichter kunnen helpen!