Doel functie

De professional heeft een duale taak: hij coordineert het projectmanagement van binnengekomen tenders en handelt tijdig de administratieve taken af voor het indienen van tenders en tenderlikes. Hij monitort de gepubliceerde tender(like)s en stelt een stappenplan op om tijdig alle nodige documenten in te dienen. Daarbij wijst hij taken aan collegas toe en is hij verantwoordelijk voor het behalen van de gestelde (tender)deadlines. Daarnaast is de tenderspecialist verantwoordelijk voor de kwaliteit van de aangeleverde stukken t.b.v. de tender, het verzamelen van alle noodzakelijke administratieve documenten en het schrijven/redigeren van algemene stukken in de tender. De Tenderspecialist werkt nauw samen met Sales, Category Management, Contract & Pricing, Legal en Sourcing, en rapporteert aan de Tendermanager.

Werkzaamheden

• Monitoren van tenderplatformen als administratieve partner op interessante tender(like)s en verzamelen de documenten in de juiste mappen;
• Organiseren en voorbereiden van benodigde multidisciplinaire (tender)meetings: go/no-go, kick-off en voortgangsmeetings;
• Verzamelen van noodzakelijke administratieve documenten (bijv. UEA, certificaten en bewijzen, etc.);
• Opzet maken voor de taken en verantwoordelijkheden (inclusief deadlines) van interne stakeholders, en verantwoordelijk voor de communicatie en opvolging hiervan;
• Contact onderhouden met de afdeling Legal voor contractuele bijzonderheden, en met Pricing voor prijsafspraken t.b.v. de tender;
• Optreden als sparringpartner en uitdagen van interne stakeholders (o.a. Category Management, Sourcing, Sales, Legal, Contracting & Pricing en ESG) out-of-the-box te denken en commerciele kansen te zien en te benutten;
• Indienen van vragen voor de NVL en delen van de antwoorden naar de betrokken interne stakeholders;
• Verantwoordelijk voor het tijdig en correct indienen van alle (handgetekende) tenderstukken;
• Zorgdragen voor de correcte archivering en rapportage van de ingediende tenders;
• Verantwoordelijk voor het opsturen van de verplichte documenten na gunning van de tender;
• Zorgdragen voor ondersteuning m.b.t. de administratieve afhandeling na gunning van de tender;
• Bijhouden en aanvullen van de tenderpipeline;
• Schrijven en/of redigeren van de algemene stukken en standaarddocumenten van de tender;
• Screenen, controleren en verbeteren van de aangeleverde stukken van interne stakeholders o.b.v. de gestelde eisen van de desbetreffende tender;
• Uitwerken en up-to-date houden van een kennisdatabank, waarin processen, werkinstructies en richtlijnen voor tenders zijn beschreven;
• Signaleren van knelpunten en voorstellen doen voor oplossingen t.b.v. het tenderproces;
• Signaleren van commerciele kansen, gevaren en verbeterinitiatieven.

Resultaten

Proces:

• Behalen gestelde deadlines;
• Procesdoorlooptijd.

Medewerkers/klant:

• CSAT;
• Naamsbekendheid van Mediq;
• Interne zichtbaarheid.

KPIs:

• NS Tenders;
• Winratio tenders.

Innovatie (indien van toepassing):

• Aantal verbeterende of vernieuwde tenderproposities.