Voor het project Ring West Verbindt zoeken wij een Senior-adviseur projectbeheersing. In deze rol ondersteun je de manager Projectbeheersing bij de uitvoering van verschillende aspecten van de projectbeheersing binnen het project. Je richt je daarbij met name op risicomanagement, secundaire inkoop en capaciteitsmanagement. Je draagt zorg voor een gestructureerde uitvoering van deze processen en levert daarmee een bijdrage aan actuele en betrouwbare stuurinformatie voor de projectorganisatie.

Je werkt nauw samen met de manager Projectbeheersing en de verschillende teams binnen het project. Vanuit jouw rol faciliteer je de teams bij het toepassen en uitvoeren van de processen rondom projectbeheersing. Je signaleert ontwikkelingen, knelpunten en risico's en ondersteunt bij het vertalen hiervan naar concrete acties en beheersmaatregelen.

Je adviseert en faciliteert de projectorganisatie en draagt bij aan een goede samenhang tussen de verschillende aspecten van projectbeheersing. Daarbij heb je oog voor de behoeften van de verschillende teams en zorg je ervoor dat zij beschikken over de benodigde informatie, hulpmiddelen en ondersteuning om de processen goed uit te voeren.

De interne capaciteit voor deze rol is beperkt. Daarom wordt externe expertise gevraagd om de manager Projectbeheersing en de verschillende teams te ondersteunen bij de uitvoering van de projectbeheersingsprocessen en deze professioneel, gestructureerd en voorspelbaar te laten verlopen.

De werkzaamheden worden uitgevoerd vanuit het projectbureau Ring West Verbindt, gevestigd aan de Friesestraatweg 191-3 in Groningen. Aanwezigheid op de projectlocatie is een vereiste. In overleg met de opdrachtgever is maatwerk mogelijk, mits dit past binnen de planning en voortgang van het project.

Werkzaamheden

Risicomanagement

• Inrichten, actualiseren, coördineren en bewaken van het integrale risicomanagementproces, in afstemming met de manager Projectbeheersing.
• Voorbereiden en begeleiden van risico- en challengesessies met de verschillende teams en zorgdragen voor een eenduidige identificatie, analyse en beoordeling van risico's en kansen.
• Adviseren over effectieve beheersmaatregelen en zorgdragen voor heldere actiehouders, termijnen en verantwoordelijkheden.
• Bewaken en challengen van de voortgang en effectiviteit van beheersmaatregelen en tijdig escaleren van relevante ontwikkelingen en afwijkingen.
• Vertalen van actuele risico-informatie naar integrale stuurinformatie, waarbij de samenhang met scope, planning, financiën, omgeving en capaciteit inzichtelijk wordt gemaakt.

Secundaire inkoop

• Coördineren en bewaken van het proces rondom secundaire inkoop binnen de projectorganisatie.
• Integraal inventariseren van de inkoopbehoefte van de verschillende teams en bewaken van de voortgang van lopende en voorgenomen inkopen.
• Opstellen en actueel houden van de inkoopplanning en inkoopoverzichten, inclusief benodigde besluitvorming, doorlooptijden, verantwoordelijkheden en afhankelijkheden.
• Signaleren en analyseren van knelpunten, risico's en afwijkingen binnen het inkoopproces en adviseren over passende acties en prioriteiten.

Capaciteitsmanagement

• Opstellen en actueel houden van het integrale capaciteitsoverzicht van de verschillende teams binnen het project.
• Inventariseren van de huidige en benodigde capaciteit in relatie tot de projectplanning en werkzaamheden.
• Signaleren van capaciteitsknelpunten, onder- en overbezetting en toekomstige capaciteitsbehoefte.
• Adviseren van de manager Projectbeheersing en projectteams bij het inzichtelijk maken van capaciteitsvraagstukken en mogelijke oplossingen.
• Verzorgen van actuele overzichten en rapportages ten behoeve van de planning en besluitvorming.

Adviseren en faciliteren projectteams

• Adviseren, faciliteren en waar nodig challengen van de verschillende teams bij het toepassen van processen en instrumenten voor projectbeheersing.
• Borgen dat informatie over risico's, secundaire inkoop en capaciteit tijdig, eenduidig en aantoonbaar wordt vastgelegd, geactualiseerd en gerapporteerd.
• Signaleren en analyseren van raakvlakken en afhankelijkheden tussen teams en deelprojecten en initiëren van de benodigde afstemming.
• Ontwikkelen en borgen van een eenduidige, praktische en gestructureerde werkwijze binnen de toegewezen projectbeheersingsprocessen.
• Voorbereiden en inhoudelijk voeden van overleggen, voortgangsrapportages en besluitvorming.

Projectbeheersing & rapportage

• Verzamelen, analyseren, structureren en duiden van integrale stuurinformatie voor de manager Projectbeheersing en het projectmanagement.
• Leveren van inhoudelijke bijdragen aan periodieke voortgangsrapportages, prognoses en managementinformatie.
• Tijdig signaleren en duiden van afwijkingen, ontwikkelingen en knelpunten en adviseren over corrigerende maatregelen en benodigde besluitvorming.
• Initiëren en realiseren van verbeteringen in de processen, instrumenten en informatievoorziening voor projectbeheersing binnen Ring West Verbindt.

Resultaten

• Risico's, kansen en beheersmaatregelen zijn actueel, inzichtelijk en aantoonbaar opgevolgd.
• Het risicomanagementproces wordt gestructureerd en eenduidig uitgevoerd binnen de verschillende teams.
• Er is een actueel en betrouwbaar overzicht van de benodigde en lopende secundaire inkopen, inclusief planning en voortgang.
• Secundaire inkopen worden tijdig gesignaleerd, voorbereid en afgestemd met de betrokken teams.
• Er is een actueel en integraal capaciteitsoverzicht beschikbaar, waarmee de benodigde en beschikbare capaciteit inzichtelijk is.
• Capaciteitsknelpunten en toekomstige capaciteitsbehoefte worden tijdig gesignaleerd en bespreekbaar gemaakt.
• De verschillende projectteams worden adequaat ondersteund bij de uitvoering van processen rondom projectbeheersing.
• De manager Projectbeheersing beschikt over actuele en betrouwbare informatie voor sturing, rapportage en besluitvorming.
• De processen rondom risicomanagement, secundaire inkoop en capaciteitsmanagement worden professioneel, gestructureerd en voorspelbaar uitgevoerd.