De professional versterkt de vastlegging van bestuurlijke informatie. Bestuurlijke processen leiden tot belangrijke besluiten die herleidbaar en duurzaam vastgelegd moeten worden. In de praktijk blijkt dat informatie rond besluitvorming vaak verspreid over applicaties per bijeenkomst vastgelegd is. In deze opdracht werkt de professional aan het verbeteren van de vastlegging van bestuurlijke informatie, zodat besluiten, verantwoording, onderliggende stukken en opvolging beter worden vastgelegd, beheerd en teruggevonden.

De professional realiseert dossiergericht werken in bestuurlijke processen. Een belangrijke stap in het verbeteren van de informatiehuishouding is het versterken van dossiergericht werken. De professional helpt om bestuurlijke processen zo in te richten dat informatie logisch wordt geordend rond vergaderdossiers en besluitvorming. De professional zorgt voor heldere afspraken over ordening, dossiervorming en verantwoordelijkheden, zodat bestuurlijke informatie duurzaam wordt beheerd en de samenhang tussen documenten en besluitvorming versterkt wordt.

De professional stimuleert data-gestuurde besluitvorming en borgt de herleidbaarheid daarvan. Steeds vaker worden bestuurlijke besluiten genomen op basis van data-analyses en inzichten uit dashboards of rapportages. De professional stimuleert het gebruik van deze data-inzichten ter onderbouwing van besluitvorming en helpt om dit structureel onderdeel te maken van bestuurlijke processen. Tegelijk zorgt de professional dat deze inzichten en de rol die zij spelen in de besluitvorming goed worden vastgelegd in de dossiervorming, zodat dossiervorming transparant, navolgbaar en verantwoord blijft.

De opdracht maakt onderdeel uit van programma SVB Open Op Orde, dat zich richt op het duurzaam versterken van de informatiehuishouding van de SVB. Binnen dit programma wordt gewerkt aan het verbeteren van de kwaliteit, toegankelijkheid en navolgbaarheid van informatie die nodig is voor verantwoording, transparantie en effectieve besluitvorming.

De focus van de opdracht ligt op het versterken van de informatiehuishouding rond bestuurlijke processen door dossiergericht te gaan werken. Omdat besluiten steeds vaker voorbereid worden op basis van data-analyses is het belangrijk dat deze inzichten gebruikt worden in de onderbouwing van besluitvorming en dat dit op een transparante en herleidbare manier onderdeel wordt van de dossiervorming.

In de opdracht ligt de focus op:

• Versterken van de samenhang tussen besluitvorming en dossiervorming
• Borgen van herleidbaarheid en transparantie van besluitvorming
• Duurzaam en digitaal ondersteunen van bestuurlijke processen
• Uniformeren en toekomstbestendig inrichten van werkwijzen

De ambitie is om dossiergericht werken in de bestuurlijke processen te verstevigen (logisch ordenen van informatie, duurzaam beheer en effectieve digitale ondersteuning).

Werkzaamheden:

In eerste instantie richt de opdracht zich op het verder analyseren van de huidige situatie en het verder uitwerken van de optimaliseringsmogelijkheden (de eerste concepten hiervoor zijn reeds gemaakt). Na afstemming met de stakeholders moet dit resulteren in een heldere oplossingsrichting. Vervolgens wordt de toekomstige situatie ontworpen door de processtappen, rollen en verantwoordelijkheden uit te werken. Ordening, richtlijnen en werkafspraken worden vastgelegd, waarbij de compliancy aan wet- en regelgeving geborgd wordt. Ook wordt in deze fase een voorstel gedaan voor de manier waarop omgegaan wordt met de huidige ordening. Tevens wordt de oplossingsrichting vertaald naar functionele eisen voor technische ondersteuning, waarbij de professional adviezen geeft over de digitale inrichting zoals dossierstructuren, metadatering en autorisaties, vastlegging van besluitvorming en onderliggende stukken. Ook besteedt de professional aandacht aan de rol van data-analyses in bestuurlijke besluitvorming. De professional stimuleert het gebruik en de toepassing ervan ter onderbouwing van besluitvorming en zorgt voor transparante en herleidbare vastlegging in de dossiers. Tijdens de realisatie van de technische oplossing bereidt de professional besluitvorming voor, bepaalt de implementatieaanpak, begeleidt de ingebruikname, ondersteunt bij adoptie en borging en adviseert over verdere uitrol en doorontwikkeling.