Als secretarieel ondersteuner bij de IBD werk je nauw samen met het hoofd IBD en de coördinatoren en ben jij het organisatorische hart van het team. In deze functie onderhoud je zowel interne als externe contacten, en houd je zicht op de voortgang van uiteenlopende administratieve en secretariële taken. Denk hierbij aan het agendabeheer, organiseren en notuleren van vergaderingen, opvolging van gemaakte afspraken, het bieden van administratieve ondersteuning en aan het organiseren van zowel online als fysieke bijeenkomsten met zeer uiteenlopende thema's en deelnemers.

In alle dynamiek ben jij als ondersteuner een centraal rustpunt, weet jij de orde te bewaren, heb je een oog voor het resultaat en blijf je gestructureerd werken. Je houdt ervan te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en bent goed in het plannen en organiseren. Je bent nieuwsgierig, zelfstandig en niet bang om met nieuwe ideeën te komen, hebt een proactieve houding en bent communicatief sterk. Je bent ook klantgericht en kan planmatig werken. Je bent een echte teamspeler: je communiceert open, werkt graag samen met de collega's in het team en streeft samen naar het beste resultaat. Daarnaast kun je goed zelfstandig werken: je stelt prioriteiten, bewaakt je eigen planning en neemt verantwoordelijkheid voor je werk.

Bij de IBD krijg je de ruimte je werkweek grotendeels zelf in te delen. Je bepaalt in overleg met je leidinggevende en naaste collega's op welke dagen je op kantoor bent en op welke dagen je thuis werkt. We hebben een aantal vaste kantoordagen. Op deze dagen hebben we bijvoorbeeld teambreed overleggen en staat samenwerken centraal. Wel vragen we in deze rol om flexibiliteit: als centrale schakel in het team ben je het aanspreekpunt voor IBD-collega's maar ook voor andere afdelingen. Dit betekent dat je, afhankelijk van de werkzaamheden en overlegmomenten, soms vaker op kantoor aanwezig zult zijn dan gemiddeld.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Je belangrijkste verantwoordelijkheden zijn:

• Organiseren van overleggen en diverse bijeenkomsten (online en fysiek), zorgdragen voor vergaderstukken, opvolgen van gemaakte afspraken en het bewaken van actiepunten;
• Beheren van de diverse Teams-omgevingen;
• Plannen van complexe afspraken;
• Ondersteuning bij in- en uitstroom van teamleden;
• Zorgen voor uniformiteit in werkwijzen en voortgang van processen;
• Meedenken in procesoptimalisatie;
• Uitvoeren van overige ondersteunende werkzaamheden en fungeren als back-up voor bepaalde werkzaamheden van de projectcoördinator, zoals o.a. het beheer van de IBD website en het beheren en doorvoeren van diverse administratieve verwerkingen en het beoordelen op juistheid van de gegevens in het IBD CRM.

Resultaat van de opdracht

Je hebt gefungeerd als 'spin in het web' voor de IBD. Je hebt inhoudelijke en administratieve ondersteuning geleverd ten behoeve van diverse werkgroepen, expertgroepen, webinars en bespreekuren. Je hebt diverse bijeenkomsten (online en fysiek) georganiseerd en het team ondersteund in de opvolging van gemaakte afspraken en actiepunten. Je hebt diverse administraties en Teams-omgevingen beheerd, een soepele administratieve in- en uitstroom van teamleden gefaciliteerd en voor collega's iets geregeld bij leuke gelegenheden of minder blije momenten. Je hebt zorggedragen voor uniformiteit in werkwijzen en de voortgang van de processen en je hebt meegedacht in procesoptimalisatie.