De projectmanager IAM is een sleutelfiguur bij complexe (IT) verandertrajecten, projecten en de doorontwikkeling van de Defensie organisatie. De doorontwikkeling behelst de transformatie van de Defensie organisatie tot een wendbare, toekomstbestendige IT-krachtcentrale: die technologische grenzen verlegt, bedrijfswaarde levert en elke strategische uitdaging kan beantwoorden met een digitale firstmover voorsprong. Door de nauwe samenhang is dit een dynamisch en complex geheel, waarbij veel aan veranderingen onderhevig is en de professional ook veel zelf moet oppakken en/of initiëren en blijven navragen in nauwe samenwerking met de sturing van de beheerteams.

Werkzaamheden

Projecten en aansturen

• De professional stelt samen met de opdrachtgever een business case op en schrijft het projectplan, het plan van aanpak en de overige project- en veranderdocumentatie.
• De professional stuurt het projectteam aan op planning en capaciteit, in afstemming met de project- en beheerverantwoordelijken.
• De professional is het aanspreekpunt voor de voortgang.
• De professional houdt voortgang en resultaten bij en communiceert hier proactief over met verantwoordelijken en stakeholders.

Mensen meenemen

• De professional betrekt alle betrokkenen actief bij de activiteiten en doelstellingen.
• De professional neemt een coachende rol aan en helpt collega's zich te ontwikkelen.

Afstemming en vertegenwoordiging

• De professional vertegenwoordigt IAM project- en verandermanagement op operationeel en/of tactisch niveau in overleggen en netwerken.
• De professional schakelt met stakeholders om prioriteiten te bepalen.
• De professional stemt af met de partijen die bij de realisatie betrokken zijn.

Breder takenpakket

• Doelen doorvertalen: de professional stuurt een samenhangend geheel van (deel)projecten aan om strategische en tactische doelen te bereiken en bewaakt planning, budget en belangen over alle projecten heen, niet alleen die van zichzelf.
• Identificeren en inrichten: de professional signaleert behoeften elders in de organisatie met impact op IAM, en adresseert die.
• Stakeholdermanagement: de professional betrekt stakeholders proactief en zorgt dat hun verwachtingen aansluiten.
• Sturing en coaching: de professional bepaalt mede de koers, levert input bij het stellen van prioriteiten, maakt afspraken en bewaakt de voortgang. De professional stimuleert eigenaarschap en zelfsturing door vragen te stellen, feedback te geven en vertrouwen op te bouwen.
• Kennisdeling: de professional vertegenwoordigt IAM-projectmanagement en deelt kennis tijdens meetings en opleidingsdagen.

Achtergrond opdracht

Strategie, Analyse & Advies

• Inhoudelijke analyse van relevante context, informatie en ontwikkelingen en vertalen naar aanpak en -uitvoering maar ook kansen voor nieuwe projecten of veranderingen.
• Advies aan opdrachtgever op basis van analyse van probleemstelling en haalbaarheid resultaten.
• (Bijdragen aan) formulering eisen(pakket), resultaten en (rand)voorwaarden, beoordelen haalbaarheid en benoemen risico's en kritische succesfactoren.
• Kaderstelling en afbakening afgestemd met relevante partijen en stakeholders.
• (Zorgen voor) opleveren van management- en sturingsinformatie en geven van advies op basis van inhoudelijke analyses.
• Spin in het web: identificeert kansen en risico's.

Project- & Procesmanagement

• Sturing van project- en verandermanagement processen: initiëren, plannen, (bij)sturen, beheersen, communiceren, implementeren en opleveren, decharge, overdragen en afsluiten.
• Inhoudelijke, procesmatige en procedurele ondersteuning van besluitvorming in de verschillende fasen van projecten en verandertrajecten.
• Overleg/intake met opdrachtgever over aanpak en beoogde resultaten.
• Verantwoordelijk voor de uitvoering.
• Integreren producten van verschillende vakgebieden/werkterreinen.
• Rapporteert status.

Sturing & Resourcebeheer

• Resourcebeheer: de professional zorgt voor het tijdig beschikbaar zijn of maken van de juiste middelen (mensen, tijd, geld, kennis en tools) op het juiste moment en in de juiste samenstelling.
• Efficiënte inzet van mensen en middelen en informatievoorziening, toegekende budgetten en nauwgezette (kwaliteits- en voortgangs)bewaking.
• Medewerkers of team op adequate wijze ondersteund en aangestuurd en/of begeleiding van en toezicht op (werk van) derden.
• Bezien, invullen en bijstellen benodigde kwalitatieve en kwantitatieve capaciteit, randvoorwaarden, middelen en te hanteren methoden en technieken.

Stakeholderbeheer & Invloed

• Omgeving effectief ingeschakeld en beïnvloed.
• Beïnvloeden andere relevante processen.
• Stakeholders intern en buitenaf meenemen in de voortgang.

Kwaliteitsborging, Evaluatie & Borging

• Kwaliteitsborging op te leveren resultaten, betrekken van collega's met kennis die benodigd is.
• Bijdragen aan evaluatie van realisatie en resultaten.
• Opstellen leerpunten en toe (laten) voegen aan leerpuntenregister FCC, wanneer van toepassing.
• Kennisdeling en -borging bij de relevante betrokkenen.
• Advies geven voor verbetering en bijstelling andere relevante beleids- of uitvoeringsvraagstukken, processen, producten en diensten.

Generieke beschrijving competentie gebied en niveau's

Implementeert plannen voor een veranderingsprogramma. Plant en regisseert een enkele of een portfolio van ICT-projecten om de coördinatie en het beheer van onderlinge afhankelijkheden te waarborgen. Orchestreert projecten om nieuwe, interne of extern gedefinieerde processen te ontwikkelen of implementeren om te voldoen aan vastgestelde bedrijfsbehoeften. Definieert activiteiten, verantwoordelijkheden, kritische mijlpalen, middelen, vaardigheden, interfaces en budget, optimaliseert kosten en tijdsbesteding, minimaliseert verspilling en streeft naar hoge kwaliteit. Ontwikkelt noodplannen om potentiële implementatieproblemen aan te pakken. Levert een project op tijd, binnen het budget en in overeenstemming met de oorspronkelijke vereisten. Creëert en onderhoudt documenten om het monitoren van de projectvoortgang te vergemakkelijken.

Samenvattende opgave en missie

Beheert projecten om optimale prestaties en resultaten te bereiken. Definieert, implementeert en beheert projecten vanaf de conceptie tot de uiteindelijke levering. Verantwoordelijk voor het behalen van optimale resultaten, conformeren aan normen voor kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid en voldoen aan gedefinieerde scope, prestaties, kosten en planning. Implementeert agile werkwijzen waar van toepassing

Taken

• Organiseert, coördineert en leidt het projectteam
• Zorgt voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden
• Houdt toezicht op de projectvoortgang
• Coördineert, legt vast en zorgt voor naleving van de kwaliteit
• Circuleert en distribueert informatie van de projecteigenaar
• Zorgt ervoor dat het project helpt om de bredere doelen van de organisatie te ondersteunen
• Voldoet aan budgetten en levertijden
• Werkt het project bij naargelang de veranderende omstandigheden