Gemeente Tiel staat voor een grote ontwikkelopgave: de ambitie om te groeien naar 50.000 inwoners, inclusief de realisatie van circa 5.000 woningen en versterking van voorzieningen en leefbaarheid (de Schaalsprong). Deze opgave leidt tot een toename van het aantal projecten in gebiedsontwikkeling en openbare ruimte en de complexiteit ervan. Deze projecten moeten goed in de tijd gezet worden en onderling afgestemd in fasering, afhankelijkheden en inzet van capaciteit.

De gemeente werkt daarom aan:

• Het opzetten/versterken van portfoliomanagement
• Verdere professionalisering van projectmatig werken
• Opzetten uitvoeringsprogramma van het programma Schaalsprong

Er is binnen de gemeente behoefte aan advies en ondersteuning bij het realiseren van samenhang en sturing op project-, programma- en portfolioniveau. Het doel van de opdracht is het realiseren van een werkende en gedragen aanpak voor project-, programma-, portfolio- en capaciteitsplanning, waarbij de focus ligt op praktische toepasbaarheid en borging in de organisatie. Het doel is om gedurende het jaar een planner vast in dienst aan te nemen die het werk zal overnemen. Deze planner zal mogelijk training/opleiding moeten krijgen. Minimaal zal er sprake zijn van een goede overdracht.

Werkzaamheden

De opdracht omvat werkzaamheden op drie niveaus:

Projectniveau

• Ondersteunen van projectleiders bij het opstellen en beheren van planningen
• Inrichten van een uniforme werkwijze (bijv. in Microsoft Project of vergelijkbaar)
• Ontwikkelen van templates en standaarden
• Begeleiden van medewerkers in het gebruik van planningen

Programmaniveau (Schaalsprong)

• Aanbrengen van samenhang tussen projectplanningen
• Inzichtelijk maken van afhankelijkheden en knelpunten
• Ondersteunen van programmasturing met planningsinformatie

Portfolio- en capaciteitsniveau

• Inzicht in de samenhang en fasering van projecten op portfolioniveau
• Opzetten en verbeteren van capaciteitsplanning
• Inzichtelijk maken van beschikbare en benodigde capaciteit
• Koppelen van capaciteit aan projecten
• Uitwerken van scenario's ter ondersteuning van besluitvorming

Verwachte resultaten

De opdracht is succesvol indien minimaal het volgende is gerealiseerd:

1. Planningsmethodiek en standaardisatie

• Een uniforme en toepasbare planningsmethodiek voor het fysieke domein
• Inclusief bijbehorende templates, richtlijnen en werkinstructies
• Passend bij de werkwijze en het volwassenheidsniveau van de organisatie

2. Toepassing op projecten en programma

• Minimaal 21 prioritaire portfolioprojecten voorzien van een kwalitatieve en onderbouwde planning (waaronder de projecten binnen het programma Schaalsprong)
• Een overkoepelende programmaplanning voor Schaalsprong, inclusief:
  • afhankelijkheden tussen projecten
  • inzicht in kritieke paden en knelpunten

3. Portfolio-, planning- en capaciteitssturing

• Inzicht in de samenhang en fasering van projecten op portfolioniveau
• Ondersteuning bij het plannen en prioriteren van projecten in relatie tot beschikbare capaciteit
• Een werkend en uitlegbaar capaciteitsoverzicht (vraag versus aanbod)
• Inzicht in de relatie tussen capaciteit en projectplanning
• Minimaal één concreet uitgewerkte scenario-analyse die gebruikt is (of kan worden) bij de portfoliotafel

4. Adoptie en borging

• De planningsmethodiek wordt actief gebruikt door projectleiders
• Projectleiders zijn aantoonbaar in staat om zelfstandig planningen op te stellen en bij te houden
• Planningen worden gebruikt in sturing en overleg
• De aanpak is geborgd in de werkwijze en niet afhankelijk van de professional