Aanleiding

De gemeente Leidschendam-Voorburg heeft een beleids- en implementatieplan vastgesteld voor de ontwikkeling van proces-, kwaliteits-, risico- en bedrijfscontinuïteitsmanagement. Dit plan beschrijft een organisatiebrede ontwikkelroute van volwassenheidsniveau 1 naar niveau 2 in de periode 2026–2027, als basis voor verdere doorgroei richting niveau 4 in 2029.

Voor de uitvoering van dit implementatieplan wordt een externe projectleider ingehuurd die verantwoordelijk is voor de regie, samenhang, voortgang en realisatie van de afgesproken resultaten.

Doel van de opdracht

Het realiseren van de in het beleids- en implementatieplan vastgestelde doelstellingen, resultaten en mijlpalen, met als eindresultaat:

• een aantoonbaar ingericht en werkend stelsel voor proces-, kwaliteits-, risico- en bedrijfscontinuïteitsmanagement op volwassenheidsniveau 2;
• borging van governance, rollen, werkwijzen en rapportagelijnen;
• voorbereiding van de organisatie op de volgende ontwikkelfase (volwassenheidsniveau 3).

De opdracht omvat de organisatiebrede implementatie van het beleids- en implementatieplan, waaronder:

• Overkoepelende regie
  • Opleveren en actueel houden van een projectplan, integrale planning en een vaste rapportagecyclus (incl. format) voor voortgang en risico's;
  • Opleveren van een integrale sturings- en samenhangaanpak waarin proces-, kwaliteits-, risico- en bedrijfscontinuïteitsmanagement in één werkingsmodel en jaarcyclus zijn uitgewerkt;
  • Opleveren van afstemmings- en beslisnotities (incl. impact op scope/planning) t.b.v. aansluiting op NIS2/BIO, concerncontrol, directie en relevante gremia;
  • Opleveren van besluitvormingsstukken en periodieke managementrapportages voor CMT en directie, gekoppeld aan voortgang op deliverables en mijlpalen.
• Implementatie procesmanagement
  • Beschrijving van kroonjuwelen (kritieke processen);
  • Zorgt voor oplevering en bestuurlijke/ambtelijke vaststelling van procesbeschrijvingen samen met proceseigenaren en procesbeheerders (incl. reviewronde en verwerking feedback);
  • Inrichten van RASCI per proces;
  • Vastleggen van KPI's en PDCA-afspraken;
  • Borging van centrale vindbaarheid van procesdocumentatie.
• Implementatie kwaliteitsmanagement
  • Vaststellen van basis kwaliteitscriteria per kritiek proces;
  • Inrichten van een eenvoudige kwaliteitscyclus;
  • Borgen van kwaliteitsafspraken binnen teams;
  • Levert een stuurset (KPI's, minimale rapportage en overlegmomenten) op waarmee leidinggevenden aantoonbaar op kwaliteit kunnen sturen.
• Implementatie risicomanagement
  • Vastleggen van procesrisico's en beheersmaatregelen;
  • Inrichten en toepassen van het risicoacceptatieproces;
  • Opstellen van een eerste organisatiebreed risicoregister;
  • Integratie met de P&C-cyclus.
• Implementatie bedrijfscontinuïteitsmanagement
  • Herijking van kritieke processen (“kroonjuwelen");
  • Zorgt voor uitvoering en oplevering van Business Impact Analyses (BIA's) voor de geselecteerde kritieke processen, inclusief vastlegging van aannames, RTO/RPO en prioritering;
  • Opleveren van eerste bedrijfscontinuïteitsplannen (BCP's);
  • Ontwerpen en plannen van oefeningen (bijv. walkthrough);
  • Inrichten van incidentregistratie.
• Regionale afstemming en weerbaarheid
  • De projectleider draagt zorg voor actieve afstemming en aansluiting bij regionale werkgroepen en samenwerkingsverbanden op het gebied van weerbaarheid, in het bijzonder waar deze verband houden met:
    • de Cyberbeveiligingswet (implementatie NIS2);
    • bedrijfscontinuïteit, crisisbeheersing en organisatie-weerbaarheid;
    • regionale samenwerking tussen gemeenten, veiligheidsregio en ketenpartners.