Projectcontext en rol van de professional

Projectbeschrijving:
De opdracht ziet op de coordinatie, implementatie en borging van meerdere HR-instrumenten en HR-verbetertrajecten die bijdragen aan de strategische ontwikkeling van ICTU als werkgever en organisatie. De werkzaamheden richten zich op het realiseren van samenhang tussen verschillende HR-projecten, het structureren van implementatie, het organiseren van afstemming met stakeholders en het borgen van de opgeleverde instrumenten en werkwijzen binnen de HR-organisatie en de lijn.

De opdracht heeft betrekking op onder meer de volgende onderwerpen:

• Medewerkerstevredenheidsonderzoek en pulse-metingen;
• Loontransparantie en bijbehorende beleidsmatige en organisatorische implementatie;
• Doorontwikkeling van strategische personeelsplanning naar strategische personeelsontwikkeling;
• Ontwikkeling en implementatie van vitaliteitsbeleid en bijbehorende instrumenten;
• Uniformering, verbetering en borging van HR-processen en werkwijzen.

Einde project/programma:
Het project is afgerond wanneer de overeengekomen HR-instrumenten, processen en implementatieresultaten zijn gerealiseerd, afgestemd en zodanig zijn uitgewerkt dat deze door ICTU in beheer kunnen worden genomen en in de organisatie kunnen worden toegepast en geborgd.

Rol van de professional:
De professional voert een afgebakende opdracht uit gericht op de coordinatie en implementatie van HR-instrumenten en HR-verbetertrajecten. Opgeleverde resultaten zijn zodanig uitgewerkt dat borging en overdraagbaarheid binnen de organisatie mogelijk zijn.

Opdracht en activiteiten

De professional voert dezelfde werkzaamheden uit:

• Het afstemmen en structureren van samenhang tussen HR-projecten;
• Het opstellen en bewaken van implementatieaanpak, fasering en voortgang;
• Het afstemmen met HR, management, lijnorganisatie en eventuele externe partijen;
• Het ondersteunen bij de implementatie van medewerkerstevredenheidsononderzoek en pulse-metingen;
• Het coordineren van trajecten rond loontransparantie, inclusief procesmatige en organisatorische implementatie;
• Het ondersteunen bij de doorontwikkeling van strategische personeelsplanning naar strategische personeelsontwikkeling;
• Het coordineren van de ontwikkeling en implementatie van vitaliteitsbeleid en bijbehorende interventies;
• Het analyseren, verbeteren en uniformeren van HR-processen, kaders en werkwijzen;
• Het opstellen en borgen van procesbeschrijvingen, formats, implementatiedocumentatie en werkinstructies;
• Het ondersteunen van adoptie en overdraagbaarheid van de opgeleverde resultaten.

De professional voert de opdracht zelfstandig uit en is verantwoordelijk voor de wijze waarop de resultaten tot stand komen.

Resultaten

Deelresultaten gedurende de opdracht
Gedurende de looptijd van de opdracht realiseert en levert de professional de volgende afgebakende en afzonderlijk toetsbare deelresultaten op, telkens in een bruikbare, afgestemde en implementeerbare vorm:

• Een implementatieaanpak en voortgangsstructuur voor de samenhangende HR-projecten;
• Een uitgewerkte opzet voor medewerkerstevredenheidsonderzoek en pulse-metingen;
• Afgestemde proces- en implementatiestappen voor loontransparantie;
• Een uitgewerkte basis voor de doorontwikkeling naar strategische personeelsontwikkeling;
• Een concept of nadere uitwerking van vitaliteitsbeleid en programmalijnen;
• Geanalyseerde en verbeterde HR-processen en werkwijzen;
• Procesbeschrijvingen, formats, werkinstructies en implementatiedocumentatie;
• Afgestemde voorstellen voor borging, beheer en overdracht binnen de organisatie.

Eindresultaten bij afronding van de opdracht
Aan het einde van de opdracht levert de professional de volgende concrete, controleerbare en voor decharge geschikte eindresultaten op:

1. Geimplementeerde HR-instrumenten en projectresultaten, waaronder:

• Een werkende opzet voor medewerkerstevredenheidsonderzoek en periodieke pulse-metingen;
• Een geimplementeerde of vergaand voorbereide aanpak voor loontransparantie;
• Een ingerichte en toepasbare basis voor strategische personeelsontwikkeling;
• Een uitgewerkt en organisatiebreed inzetbaar vitaliteitsbeleid of vitaliteitsprogramma;
• Verbeterde en uniforme HR-processen en werkwijzen.

2. Volledige en overdraagbare documentatie, bestaande uit:

• Implementatieaanpakken en voortgangsdocumentatie;
• Procesbeschrijvingen en werkinstructies;
• Formats, kaders en richtlijnen;
• Documentatie ten behoeve van overdracht, beheer en borging binnen HR en lijnmanagement.

3. Borging en overdraagbaarheid, inhoudende dat:

• De opgeleverde HR-instrumenten en werkwijzen overdraagbaar zijn aan HR en lijnmanagement;
• Relevante stakeholders zijn betrokken en geinformeerd;
• De organisatie in staat is de opgeleverde resultaten zelfstandig verder toe te passen, te beheren en door te ontwikkelen.

Afronding en beeindiging van de opdracht
De opdracht wordt als afgerond en beeindigd beschouwd indien cumulatief aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• De overeengekomen HR-instrumenten, implementatieresultaten en procesverbeteringen zijn opgeleverd;
• De relevante stakeholders de resultaten inhoudelijk hebben afgestemd en geaccordeerd;
• De benodigde documentatie, procesbeschrijvingen en werkinstructies zijn opgeleverd en geaccepteerd;
• De resultaten zodanig zijn uitgewerkt dat beheer, gebruik en verdere toepassing binnen ICTU mogelijk zijn;
• Er geen openstaande restpunten bestaan die de ingebruikname of borging belemmeren.

Na vaststelling hiervan wordt de opdracht formeel afgesloten en kan decharge worden verleend door ICTU.

Beoordeling en voortgang
Maandelijks vindt een voortgangsoverleg plaats waarin de status van de (deel)resultaten wordt besproken. De eindbeoordeling vindt plaats bij afronding van de opdracht op basis van de overeengekomen oplevercriteria.

Duur en onzekerheden
De kans op overschrijding van de looptijd is beperkt, maar aanwezig. Onzekerheden kunnen ontstaan door afhankelijkheid van interne besluitvorming, beschikbaarheid van stakeholders, samenloop met andere organisatieprioriteiten, wijzigingen in wet- en regelgeving, afhankelijkheden van externe leveranciers of systemen en de mate waarin verandervraagstukken of datakwaliteit extra inspanning vragen.