De overheid moet transparanter worden richting inwoners, bedrijven en andere belanghebbenden. De Wet open overheid (Woo) stelt het actief openbaar maken van overheidsinformatie centraal en verplicht bestuursorganen om informatie binnen elf informatiecategorieën actief openbaar te maken. Daarnaast stelt de Woo eisen aan het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding.

De BEL-gemeenten werken aan de verdere implementatie van de Woo. Binnen dit programma zijn drie samenhangende onderdelen onderscheiden: het actief openbaar maken van informatie binnen de elf informatiecategorieën, het wegwerken van archiefachterstanden en het verbeteren van het documentmanagement. De laatste twee onderdelen zijn gericht op het verbeteren van de informatiehuishouding, waarbij het wegwerken van archiefachterstanden zich met name richt op het verleden en documentmanagement op de toekomstige inrichting. Het onderdeel documentmanagement is voor het grootste gedeelte afgerond.

De komende periode ligt de nadruk op de verdere realisatie van actieve openbaarmaking binnen de elf informatiecategorieën. Per informatiecategorie verschillen de benodigde procesaanpassingen, technische voorzieningen en organisatorische afspraken. Een belangrijk onderdeel van de opdracht is daarom het vertalen van de wettelijke verplichtingen naar werkbare, beheersbare en toekomstbestendige processen.

Binnen de BEL-gemeenten is reeds een anonimiserings- en publicatiekanaal (eData) beschikbaar waarmee documenten kunnen worden geanonimiseerd en openbaar gemaakt. De verdere implementatie vraagt onder meer om het inrichten en optimaliseren van processen, het realiseren van benodigde koppelingen en het maken van duidelijke afspraken over beheer, verantwoordelijkheden en continuïteit.

Doel van de opdracht
De opdracht bestaat uit het realiseren van de verdere implementatie van de Wet open overheid binnen de BEL-gemeenten, met de nadruk op actieve openbaarmaking van de elf informatiecategorieën.

Het beoogde resultaat is dat de BEL-gemeenten beschikken over:

• Een vastgesteld plan van aanpak voor de verdere implementatie;
• Een implementatieplan voor de actieve openbaarmaking van de elf Woo-informatiecategorieën;
• Een gedragen en uitvoerbare Woo-roadmap met prioriteiten, fasering en afhankelijkheden;
• Ingerichte en waar nodig geoptimaliseerde processen voor het ontsluiten, anonimiseren, publiceren en beheren van informatie;
• Een adviesrapport met noodzakelijke procesaanpassingen en aanbevelingen voor structurele inbedding;
• Afgestemde governance-, beheer- en verantwoordelijkheidsafspraken;
• Gerealiseerde of concreet voorbereide technische en organisatorische koppelingen en bijbehorende implementatiestappen;
• Overdracht van kennis en werkwijzen aan de betrokken organisatieonderdelen, zodat de verdere uitvoering zelfstandig kan worden voortgezet.

Werkzaamheden en resultaatgebieden
Om de beoogde resultaten te realiseren, wordt binnen de opdracht onder meer aandacht besteed aan de volgende resultaatgebieden.

1. Roadmap en planvorming
Op basis van de huidige stand van de Woo-implementatie wordt een integrale roadmap opgesteld. Hierin worden de elf informatiecategorieën, benodigde activiteiten, prioriteiten, afhankelijkheden, fasering en beoogde resultaten inzichtelijk gemaakt.
Dit resulteert in een Woo-roadmap die als basis dient voor de verdere uitvoering en prioritering van de implementatie.
Daarnaast wordt een plan van aanpak en een implementatieplan actieve openbaarmaking opgesteld, waarin onder meer de aanpak per informatiecategorie, benodigde procesaanpassingen, technische randvoorwaarden, verantwoordelijkheden en implementatiestappen worden beschreven.

2. Inrichting van processen
Voor de elf informatiecategorieën wordt inzichtelijk gemaakt welke processen nodig zijn om informatie structureel en conform de Woo beschikbaar te stellen voor actieve openbaarmaking.
Waar bestaande processen onvoldoende aansluiten, worden voorstellen gedaan voor aanpassing en optimalisatie. Hierbij wordt aandacht besteed aan onder meer:

• het identificeren en ontsluiten van relevante informatie;
• beoordeling en kwaliteitscontrole;
• anonimiseren van documenten;
• publicatie en vindbaarheid;
• registratie en beheer;
• rollen, verantwoordelijkheden en overdrachtsmomenten;
• aansluiting op bestaande informatie- en documentmanagementprocessen.

Het resultaat bestaat uit beschreven en afgestemde processen en procesverbeteringen voor de elf informatiecategorieën.

3. Analyse en advies over procesaanpassingen
De bestaande werkwijzen en relevante beleids- en richtlijndocumenten worden beoordeeld in relatie tot de verplichtingen vanuit de Woo en de gewenste inrichting van het informatiemanagement.
Op basis hiervan wordt een adviesrapport procesaanpassingen opgesteld. Hierin worden knelpunten, noodzakelijke wijzigingen, verbetermaatregelen, afhankelijkheden en aanbevelingen voor structurele borging beschreven.

4. Technische en organisatorische implementatie
De benodigde technische en organisatorische voorzieningen voor actieve openbaarmaking worden in kaart gebracht en, binnen de scope van de opdracht, gerealiseerd of voorbereid.
Daarbij wordt onder meer gekeken naar de aansluiting op het bestaande anonimiserings- en publicatiekanaal (eData), benodigde interne en externe koppelingen en de stappen die noodzakelijk zijn om informatiecategorieën daadwerkelijk te kunnen publiceren.

5. Borging en kennisoverdracht
Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het overdraagbaar maken van de ontwikkelde processen, werkwijzen en kennis. De resultaten worden daarom zodanig vastgelegd dat betrokken medewerkers en organisatieonderdelen de verdere uitvoering en het beheer zelfstandig kunnen voortzetten.
De opdracht wordt afgerond met kennisoverdracht, documentatie van de gerealiseerde werkwijzen en overdracht van openstaande acties en aanbevelingen.

Beoogde eindresultaten
De opdracht wordt afgerond wanneer de overeengekomen resultaten en producten zijn opgeleverd, waaronder:

• Een vastgesteld plan van aanpak Woo;
• Een implementatieplan actieve openbaarmaking voor de elf informatiecategorieën;
• Een Woo-roadmap met fasering, prioriteiten, afhankelijkheden en vervolgstappen;
• Ingerichte en/of geoptimaliseerde processen voor de elf informatiecategorieën;
• Een adviesrapport procesaanpassingen;
• Governance-, beheer- en verantwoordelijkheidsafspraken;
• Gerealiseerde koppelingen en/of uitgewerkte implementatiestappen;
• Documentatie en kennisoverdracht ten behoeve van de verdere zelfstandige uitvoering binnen de organisatie.