De opdracht : De implementatie omvat zowel procesmatige, organisatorische, informatiekundige en veranderkundige aspecten als de technische implementatie.

De Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek (OFGV) staat aan de vooravond van de implementatie van een nieuw zaaksysteem voor VTHA (Vergunningen, Toezicht, Handhaving & Advies). De aanbesteding van het nieuwe zaaksysteem is nagenoeg afgerond. De volgende fase is de voorbereiding en realisatie van de implementatie.

Voor deze belangrijke organisatie brede verandering zijn wij op zoek naar een ervaren, daadkrachtige en organisatie sensitieve Programmamanager VTHA-Zaaksysteem.

Als programmamanager ben je integraal verantwoordelijk voor het in goede banen leiden van de implementatie. Je zorgt voor samenhang tussen de verschillende onderdelen van het project en stuurt op een succesvolle inrichting, datamigratie, koppelingen, testen, opleiding en ingebruikname van het nieuwe systeem.

De opdracht vraagt nadrukkelijk meer dan alleen technische projectsturing. De implementatie heeft impact op processen, werkwijzen en medewerkers. Je zorgt daarom ook voor een goede inrichting van het verandertraject en begeleidt de organisatie naar een nieuwe manier van zaakgericht werken.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Als programmamanager:

• ben je verantwoordelijk voor de implementatie van het nieuwe VTHA-zaaksysteem, van inrichting en testen tot datamigratie en livegang;
• bewaak je de voortgang, planning, kwaliteit, het budget, risico's, afhankelijkheden en mijlpalen en stuur je tijdig bij;
• richt je de projectorganisatie in en zorg je voor een duidelijke verdeling van rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden;
• geef je functioneel leiding aan de betrokken projectleiders en bewaakt je de samenhang tussen de verschillende deelprojecten;
• zorg je voor een effectieve besluitvormingsstructuur en leg je relevante vraagstukken tijdig voor aan de opdrachtgever en andere besluitvormers;
• stuurt je op de afspraken met de softwareleverancier en ben je een stevige en professionele gesprekspartner;
• coördineert je de realisatie van noodzakelijke koppelingen en de aansluiting op relevante landelijke voorzieningen;
• zorg je voor een goede afstemming tussen de inrichting van het systeem, de werkprocessen en de behoeften van de verschillende gebruikers;
• werkt je nauw samen met VTHA, Informatie & Kwaliteit, ICT, Applicatiebeheer, HRM, Bedrijfsvoering en andere betrokken disciplines;
• geef je richting aan het verandertraject en zorg je dat medewerkers tijdig worden geïnformeerd, betrokken en voorbereid;
• zorg je samen met de betrokken collega's voor passende communicatie, instructies en trainingen;
• rapporteert je periodiek over voortgang, risico's, resultaten en eventuele afwijkingen aan de opdrachtgever en relevante stakeholders.

Resultaat van de opdracht

• de implementatie van het nieuwe zaaksysteem volgens een heldere projectstructuur, budget en planning wordt uitgevoerd;
• de verschillende deelprojecten en disciplines effectief samenwerken en onderlinge afhankelijkheden worden beheerst;
• Het systeem wordt ingericht volgens de aanbesteding uitvraag en aangedragen best practice en zodanig dat de werkprocessen van de organisatie hierop aansluiten;
• de noodzakelijke datamigratie, koppelingen en testen tijdig en zorgvuldig worden uitgevoerd;
• besluitvorming en escalaties tijdig plaatsvinden;
• de samenwerking met de softwareleverancier professioneel en resultaatgericht verloopt;
• medewerkers en andere gebruikers goed worden meegenomen in de verandering;
• de organisatie aantoonbaar wordt voorbereid op de ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem en de nieuwe manier van zaakgericht werken.