Ben jij degene die structuur brengt in dynamische projecten? Bij Zuid-Holland Bereikbaar (ZHB) zoeken we een enthousiaste Project Management en Organisatie Specialist die houdt van organiseren, verbinden, werken met financiële gegevens en vooruitdenken. Onze organisatie is volop in ontwikkeling er is nog veel te bouwen en te verbeteren. Werken bij ZHB betekent werken in een omgeving waar samenwerking centraal staat en waar jouw ideeën echt het verschil maken.

Als PMO Specialist ben jij onderdeel van het projectmanagementorganisatieteam, dat bestaat uit vier collega's: twee PMO'ers, één projectondersteuner en één coördinator. Samen zorgen jullie dat het projectenportfolio soepel draait.

Het team PMO maakt deel uit van het team Bedrijfsvoering waartoe ook Inkoop, HR, Finance en Officemanagement behoren. Het team Bedrijfsvoering is klein, dus samenwerken is essentieel.

In jouw rol ben je de rechterhand van de coördinator projectenportfolio en de spin in het web achter onze projecten. Je houdt de projectenadministratie op orde, zorgt dat financiële projectgegevens compleet en actueel zijn en dat documenten volgens de juiste formats worden opgeslagen.

Je levert rapportages die het management en projectleiders helpen bij besluitvorming, je stelt voortgangsrapportages op, denkt actief mee en pakt een grote rol bij de implementatie over het verbeteren van processen en systemen (zoals AFAS). Ook ben je het aanspreekpunt voor collega's en spring je bij waar nodig.

Jouw impact: bouwen aan een toekomstbestendige bedrijfsvoering
Binnen Bedrijfsvoering werken we hard aan het vergroten van onze uniformiteit, efficiëntie en datagedreven manier van werken. Jij speelt hierin een sleutelrol. Je gaat aan de slag met thema's zoals;

• Je versterkt het datagedreven werken door inzicht te creëren op basis van betrouwbare informatie, Het verbeteren en visualiseren van ons volledige projectproces van intake tot evaluatie.
• Het verbeteren van de integrale resourceplanning van de projecten voor de korte, midden en lange termijn, in nauwe samenwerking met HR en Finance.

Balans tussen vandaag en morgen
Onze dagelijkse werkzaamheden vragen veel aandacht. Tegelijkertijd leveren de verbeteracties die jij oppakt juist tijdswinst, structuur en rust op. Daarom zoeken we iemand die slim balanceert tussen operationeel meewerken en strategisch verbeteren.

Bij afwezigheid van de coördinator neem jij tijdelijk diens belangrijkste taken over. Zo blijft het overzicht en de voortgang in het portfolio gewaarborgd.

Let op! Het betreft geen secretarieel werk/management assistente of ondersteuner.

Taken en verantwoordelijkheden

• Controleren en afronden van concept projectvoorstellen voor opdrachtgevers (format, volledigheid, taalgebruik en financieel rekenkundige juistheid).
• Inrichten en beheren van projecten in AFAS en Teams.
• Bewaken dat projectdocumenten correct en volledig worden aangeleverd en opgeslagen.
• Genereren van periodieke financiële rapportages en signaleren van ontbrekende informatie of acties.
• Actualiseren van rapportages met projectgegevens op basis van de voortgang.
• Overleggen met het PMO-team en projectleiders over de voortgang en verbeterkansen binnen het projectenportfolio.
• Je denkt mee over procesverbeteringen in AFAS en andere systemen, doet voorstellen en begeleidt de implementatie.
• Actief ondersteunen van projectleiders, portefeuillehouders en medewerkers bij hulpvragen.
• Tijdelijk waarnemen van de coördinator bij afwezigheid voor urgente taken.