Opdracht

In het centrum van Hilversum wordt een nieuwe bibliotheek gerealiseerd voor de inwoners van de nieuwe gemeente. In de bibliotheek worden ook een aantal culturele en maatschappelijke organisaties gehuisvest.

De bibliotheek bevindt zich nu midden in de fase van verbouwing van de nieuwe locatie, het voorbereiden van de vernieuwde exploitatie voor een brede bibliotheekfunctie met een media component en een nog verdere verbreding en samenwerking met diverse maatschappelijke en culturele partijen in de stad.

De ontwikkeling van de nieuwe locatie vindt plaats door Bibliotheek Hilversum, onder leiding van de directie en Raad van Toezicht. Hiervoor hebben zij een bouwteam geformeerd. De gemeente heeft een kaderstellende- en subsidie verlenende rol en is ook borgsteller van de benodigde financiële investering.

De realisatie van de bibliotheek met een breed profiel in een bestaand pand is een complexe verbouwing, waarbij veel ontwikkelingen tegelijkertijd spelen. Recent is gebleken dat de business-case m.b.t de investering en toekomstige exploitatie (programma en organisatie), de sturing op de bouwkundige realisatie, en het omgevingsmanagement ontoereikend is. Daarnaast is ook uitloop in budget en tijd aan de orde. Om die reden wil de gemeente twee aanvullende adviseurs aantrekken tot de oplevering van de nieuwe bibliotheek en de start van de nieuwe exploitatie, zodat de bibliotheek weer voldoende grip en regie krijgt op de genoemde onderwerpen.

De twee adviseurs hebben het volgende profiel:

• Adviseur met financieel en bouwkundig profiel
• Adviseur met organisatorisch en inhoudelijk profiel

Deze opdracht maakt onderdeel uit van een bredere ondersteuning van de realisatie van de nieuwe Bibliotheek Hilversum. Naast deze opdracht zet de gemeente een tweede adviseur in met een financieel en bouwkundig profiel. Van de adviseur wordt verwacht dat hij of zij afstemt en samenwerkt met deze adviseur om te komen tot een integraal beeld en advisering van de financiële, bouwkundige, organisatorische en inhoudelijke ontwikkelingen rondom de nieuwe bibliotheek.

Taken en verantwoordelijkheden

• Je brengt in kaart in hoeverre het door de bibliotheek ontwikkelde concept en programma van de nieuwe brede bibliotheekfunctie inclusief de media component en samen met huidige en potentiële samenwerkingspartners passend is ontwikkeld. En brengt waar nodig advies uit hoe dit in – en/of aan te vullen en rapporteert hierover aan het college.
• Je toetst financiële ramingen in de exploitatiebegroting op inhoudelijke en organisatorische haalbaarheid. En brengt waar nodig advies uit hoe dit in – en/of aan te vullen en rapporteert hierover aan het college.
• Je brengt in kaart in hoeverre de vernieuwing (inrichting en werkprocessen) van de organisatie aansluit op de straks nieuwe werkwijze als brede bibliotheek met diverse partijen onder 1 dak. En brengt waar nodig advies uit hoe dit in – en/of aan te vullen en rapporteert hierover aan het college.
• Je toetst of de geraamde inrichting en inventaris aansluit bij en bijdraagt aan het functioneren als brede bibliotheek en de verhuurfunctie en exploitatie van de bibliotheek. En brengt waar nodig advies uit hoe dit in - en/of aan te vullen en rapporteert hierover aan het college.
• Je adviseert over de afstemming en communicatie met interne en externe stakeholders zoals winkeliers, aannemer, leveranciers. Waarbij ook aandacht is voor het zorgvuldig en adequaat communiceren over de planning van de werkzaamheden en de opleverdatum naar potentiële huurders en de directe omgeving (omwonenden en ondernemers).
• Je denkt mee over de logistiek ten aanzien van de daadwerkelijke verhuizing van de huidige bibliotheek naar de nieuwe locatie en ingebruikname van ruimten door huurders.
• Je toetst het beleid en de inzet van fondsenwerving en brengt zo nodig mogelijkheden in kaart.