Officemanager Griffie
Publicatiedatum: 10 augustus 2026
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend.
Werkplek: Alleen op kantoor | Je bent op maandag, dinsdagmiddag en woensdag fysiek aanwezig in het gemeentehuis. Thuiswerken is mogelijk op donderdag en vrijdag.
Opleidingsniveau: MBO
Werkervaring: Medior
Hoe ga jij impact maken?
Wat ga je doen?
Jij:
- registreert en plaatst documenten in het raadsinformatiesysteem iBabs en verzorgt de volledige administratieve afhandeling;
- bewaakt actief alle termijnen binnen het besluitvormingsproces;
- zorgt voor correcte en uniforme naamgeving van documenten volgens onze schrijfwijzer, zodat alles goed vindbaar is in zoekmachine Raadzaam;
- beheert de mailbox van de griffie en handelt berichten tijdig en zorgvuldig af, in afstemming met de griffier en raadsadviseurs;
- bent het eerste aanspreekpunt voor raadsleden, fractieassistenten, collegeleden, ambtenaren en externe relaties en helpt hen vriendelijk en servicegericht op weg;
- ondersteunt de forumgriffiers bij het opstellen van conceptagenda's en publiceert de forumagenda's na vaststelling door het presidium. Later verzorg je ook de publicatie van de raadsagenda;
- biedt secretariële ondersteuning aan de griffier en raadsadviseurs, zodat zij zich kunnen richten op hun inhoudelijke en adviserende taken;
- onderhoudt contact met inwoners, bijvoorbeeld wanneer zij zich willen aanmelden om in te spreken tijdens een forum of raadsvergadering;
- organiseert bijeenkomsten tot in de puntjes: van zaalreserveringen en catering tot het regelen van alle benodigde faciliteiten;
- monitort na vaststelling door de gemeenteraad de publicatie van documenten op officielebekendmakingen.nl;
- kwaliteitsverbeterende werkzaamheden in raadsinformatiesysteem iBabs;
- voert diverse andere administratieve werkzaamheden uit die bijdragen aan een goed functionerende griffie.
Eisen
- Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning.
- Je bent uiterlijk beschikbaar op 1 september 2026 voor minimaal 36 uur per week.
- Je bent aantoonbaar beschikbaar op maandag, dinsdagmiddag en woensdag om fysiek aanwezig te zijn in het gemeentehuis in Rijswijk, vanaf 9.00 uur. Op donderdag en vrijdag werk je thuis, vanaf 9.00 uur.
Wensen en competenties
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning (35 punten).
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager bij een overheidsorganisatie (30 punten).
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het raadsinformatiesysteem iBabs (15 punten).
- Aantoonbare werkervaring met het tegelijkertijd schakelen met interne en externe stakeholders, duidelijk weergegeven middels een referentieopdracht/voorbeeld in een aparte alinea van het cv (20 punten).
Organisatie & Team
De gemeente Rijswijk bestaat uit ongeveer 700 collega's. Onze stad groeit. Er komen steeds meer inwoners bij. Ons dienstenpakket wordt groter en veranderingen gaan steeds sneller. Hierdoor zijn wij als organisatie volop in beweging. Jouw ideeën en kennis kunnen we hierbij goed gebruiken.
In onze organisatie:
? Ben jij welkom met jouw ideeën en kennis
? Stimuleren wij een inclusieve (werk)cultuur
Jouw team
Jij komt te werken in team Griffie, een bijzondere tak binnen de gemeente. Je valt niet onder het college van burgemeester en wethouders, maar rechtstreeks onder de gemeenteraad. Samen met jouw collega's zorg je dat de raad politieke besluiten kan nemen die bijdragen aan de lokale democratie. Geen dag is hetzelfde en je hebt contact met inwoners, bestuurders en raadsleden. Dit is dé plek voor wie graag meerdere ballen tegelijk in de lucht houdt en dienstverlend is ingesteld.
Het team is zelfstandig en bestaat uit de griffier, drie raadsadviseurs, een communicatieadviseur, een officemanager en een algemeen medewerker. Dit betreft een tijdelijke ingebedde opdracht i.v.m. een zwangerschapsverlof.
Deze voorwaarden bieden we jou
Als ervaren specialist bieden wij jou passende voorwaarden.








Naast de contractuele voordelen, bieden we extra dienstverlening als je voor Impact Vandaag kiest. Benieuwd naar onze dienstverlening?
Stappenplan voor deze vacature
Vind je deze vacature interessant? Klik op solliciteren en stuur je cv mee. Binnen 48 uur neemt één van onze adviseurs contact met je op. We kijken daarbij:
- • Of jouw profiel geschikt is voor de functie op basis van de gevraagde eisen, wensen en competenties.
- • Of je past bij de organisatie.
Past de vacature bij jouw profiel? Dan neemt onze Opdracht Adviseur contact op over jouw sollicitatie en cv. Je kunt je contactvoorkeuren doorgeven in jouw profiel.

Veelgestelde vragen
Heb je een vraag over een vacature of jouw mogelijkheden?
Neem direct contact op met een adviseur of maak gebruik van ons gratis adviesgesprek waar wij jou gerichter kunnen helpen!