Managementassistent
Publicatiedatum: 28 juli 2026
Optie tot verlenging: Verlenging is niet mogelijk. Het betreft een tijdelijke opdracht ter vervanging van zwangerschapsverlof.
Werkplek: Alleen op kantoor | Je werkt 2 dagen per week op kantoor, donderdag is een vaste kantoordag. De tweede kantoordag kan in overleg worden bepaald. Vrijdag is een reguliere werkdag en kan vanuit huis worden gewerkt.
Opleidingsniveau: MBO
Werkervaring: Medior
Hoe ga jij impact maken?
Voor gemeente Utrecht is onze administratieve partner op zoek naar een Managementassistent Werk & Inkomen.
Utrecht heeft jou nodig!
Ben jij een organisatietalent dat blij wordt van structuur aanbrengen, ontzorgen en overzicht creëren? Dan hebben wij een mooie tijdelijke opdracht voor jou. Voor het organisatieonderdeel Werk & Inkomen zoeken wij een ervaren Managementassistent die ervoor zorgt dat managers zich kunnen richten op hun kerntaken, terwijl jij alles achter de schermen soepel laat verlopen.
Je komt terecht in een maatschappelijke organisatie die dagelijks werkt aan het vergroten van de zelfstandigheid van inwoners van Utrecht. Van werk en inkomen tot schuldhulpverlening en participatie: jouw ondersteuning draagt indirect bij aan het welzijn van duizenden inwoners.
Dit is je werk
Als Managementassistent ben jij het aanspreekpunt en de steunpilaar voor twee managers. Je ondersteunt hen op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak en zorgt ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt.
Je beheert complexe agenda's en mailboxen, organiseert afspraken en bijeenkomsten en zorgt ervoor dat informatie tijdig op de juiste plek beschikbaar is. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling geeft jou energie.
Je belangrijkste verantwoordelijkheden:
- Beheren van complexe agenda's en mailboxen van managers
- Stellen van prioriteiten en bewaken van de planning
- Organiseren van interne en externe afspraken
- Zorgdragen voor een correcte verwerking van vergaderstukken in IBABS
- Bewaken van de aansluiting tussen Outlook-agenda's en IBABS
- Uitvoeren van HR-ondersteunende werkzaamheden, zoals:
- plannen van afspraken met de bedrijfsarts;
- ondersteunen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers;
- verwerken van personeelsmutaties.
- Organiseren en ondersteunen van projecten, bijeenkomsten en evenementen
- Vervangen van collega's binnen het officemanagementsecretariaat bij afwezigheid
- Uitvoeren van uiteenlopende administratieve werkzaamheden, zoals zaalreserveringen, bestellingen en facilitaire ondersteuning
Eisen
- Je hebt MBO+ werk- en denkniveau
- Je hebt ruime ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een complexe organisatie
- Je hebt ervaring met het ondersteunen van managers of directeuren op het gebied van agenda- en mailboxbeheer
- Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
- Je hebt ervaring met Microsoft Office, met name Outlook en Teams
- Je hebt het vermogen om snel nieuwe systemen eigen te maken
Wensen en competenties
Wensen
- Ervaring met systemen zoals SAP, Ubeeo of IBABS is een pré
Competenties
- Proactief en ziet werk liggen voordat erom gevraagd wordt
- Organisatorisch sterk en houdt moeiteloos overzicht
- Communicatief vaardig op verschillende niveaus
- Flexibel en goed in het schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden
- Stressbestendig en accuraat, ook wanneer het druk is
- Dienstverlenend en klantgericht
- Een echte ontzorger die energie krijgt van regelen en organiseren
- Collegiaal en een fijne sparringpartner voor managers en collega's
Organisatie & Team
Je gaat aan de slag binnen het Officemanagementsecretariaat van Werk & Inkomen. Samen met vijf collega's ondersteun je managers en medewerkers zodat zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren.
Binnen het team heerst een prettige en collegiale sfeer. Er wordt hard gewerkt, maar er is ook ruimte voor humor, samenwerking en het helpen van elkaar.
Deze voorwaarden bieden we jou
Als ervaren specialist bieden wij jou passende voorwaarden.








Naast de contractuele voordelen, bieden we extra dienstverlening als je voor Impact Vandaag kiest. Benieuwd naar onze dienstverlening?
Stappenplan voor deze vacature
Vind je deze vacature interessant? Klik op solliciteren en stuur je cv mee. Binnen 48 uur neemt één van onze adviseurs contact met je op. We kijken daarbij:
- • Of jouw profiel geschikt is voor de functie op basis van de gevraagde eisen, wensen en competenties.
- • Of je past bij de organisatie.
Past de vacature bij jouw profiel? Dan neemt onze Opdracht Adviseur contact op over jouw sollicitatie en cv. Je kunt je contactvoorkeuren doorgeven in jouw profiel.

Veelgestelde vragen
Heb je een vraag over een vacature of jouw mogelijkheden?
Neem direct contact op met een adviseur of maak gebruik van ons gratis adviesgesprek waar wij jou gerichter kunnen helpen!