Je werkt voor de directeur van Alliander Warmte, tevens directeur van Firan Warmte Service bedrijf. Dit is een kleine maar snel ontwikkelende organisatie, 100% dochter van Alliander, gericht op de warmtetransitie. Dit bedrijf zit in zeer dynamische, soms hektische ontwikkelfase. Jij helpt organiseren, structuren, en de rust te bewaren. In theorie is veel standaard, maar in praktijk moet je vaak improviseren. Je geniet ervan dat dit steeds weer lukt. Naast de professionaliteit die vanzelfsprekend bij de rol van management assistente hoort, is in dit geval flexibiliteit en sensitiviteit voor klantbelang en externe relaties op executive nivo bij zowel overheid als bedrijfsleven zeer belangrijk. Er zijn veel externe bestuurlijke overleggen met de nodige tijdsdruk. Je bent als persoon op kantoor ook het voorbeeld van gastvrijheid, en weet ook met ondersteunen en organiseren van kleinschalige events grote impact te maken op interne en externe deelnemers qua uitstraling, klantgerichtheid en efficiency. Alliander Warmte deelt het kantoor met verschillende andere scale-ups en ventures van de Alliander groep in de binnenstad van Arnhem.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

De functie Management Assistent binnen de functiereeks Medewerker Operationele Ondersteuning & Advisering heeft de volgende resultaatgebieden:

• Operationele ondersteuning en advisering
  • Belanghebbenden en/of partijen zijn naar tevredenheid ondersteund en geadviseerd.
  • Er is sprake van effectieve en efficiente coordinatie van plannen/ activiteiten.
  • De ondersteuning en advisering is op proactieve wijze uitgevoerd.
  • Plannen/ activiteiten zijn tijdig en conform afspraken gerealiseerd.
• Samenwerking bewaken en optimaliseren
  • Er is sprake van een effectieve en prettige samenwerking met in- en externe partijen.
  • Afspraken zijn gemaakt/ bewaakt en worden nagekomen.
• Informatie verwerken en beschikbaar stellen
  • Correspondentie, rapportages en/of verslagen zijn correct en tijdig opgesteld.
  • Relevante informatie is verwerkt en tijdig gedeeld met belanghebbenden.
• Beheer/optimalisatie aandachtsgebied
  • Kennis van het vakgebied en relevante ontwikkelingen zijn up to date en gedeeld met belanghebbenden.
  • Bijdrage is geleverd aan optimalisatie van het aandachtsgebied.
• Coordinatie
  • Werkzaamheden en werkprocessen zijn haalbaar en efficient gepland, verdeeld en uitgevoerd. Beoogde resultaten zijn gerealiseerd.
  • Medewerkers zijn optimaal begeleid en (vakinhoudelijk) ondersteund.
  • De leidinggevende is conform afspraken ondersteund bij de aansturing van het team/ de afdeling.

Aanvullende werkzaamheden

De energietransitie is onmogelijk zonder jou als Executive Assistent. Sta aan de top van de organisatie en maak het verschil als rechterhand. Organiseer vlekkeloos de agenda van jouw bestuurder en wees flexibel in een breed scala aan taken. Met oog voor detail en een proactieve aanpak, speel je een cruciale rol in het succes van jouw bestuurder, waarmee je ook een bijdrage levert aan het succes van de volledige Executive Committee. Je bent onderdeel van een vertrouwde omgeving waar jouw inzet en integriteit van onschatbare waarde zijn. Het energienet van de toekomst maken we voor iedereen, met iedereen. En als Executive Assistent werk jij hieraan mee. Zo ben jij bezig met:

• Regie voeren over de agenda: je bewaakt de juiste prioriteiten, zorgt dat afspraken in de juiste cadans worden gepland en voorkomt dat de Directeur wordt verrast, zodat zij altijd goed voorbereid en met focus haar rol kan vervullen.
• Het coordineren en op elkaar afstemmen van verschillende overleggen, waardoor de dag soepel verloopt, inclusief de planning en voorbereiding van bijeenkomsten. Dit doe je in nauwe samenwerking met onder andere de Bestuursadviseurs, de Bestuurssecretarissen, collegas van Communicatie en de andere Executive Assistenten van het Executive Committee.
• De logistieke uitdagingen die een hybride werkomgeving met zich meebrengt. Je zorgt ervoor dat de directeur altijd op de juiste plek is, zowel intern als extern, en stemt hierover af met de Directiechauffeurs.
• Het onderhouden van zowel interne als externe contacten en het vertolken van een representatieve rol voor de organisatie, waarbij je zorgt voor een professionele uitstraling tijdens alle interacties.

Moeilijkheid van het werk

• Coördineert en/of verricht zelfstandig complexe, gespecialiseerde werkzaamheden, processen.
• Vertaalt theoretische kennis naar praktische oplossingen en toepassingen, werkwijzen en procedures.
• Signaleert, beoordeelt ontwikkelingen en wijzigingen in wet- en regelgeving en vertaalt dit naar consequenties voor de processen/ administratie.

Initiatieven

• Is verantwoordelijk voor de realisatie van verbetervoorstellen met invloed op afdeling overstijgende werkprocedures.

Contacten

• Geeft inhoudelijk sturing aan in-/externe partijen.
• Adviseert/ geeft toelichting bij specifieke vraagstukken.