Als locatiecoördinator ben je verantwoordelijk voor de gehele organisatie binnen de twee opvanglocaties voor Oekraïense ontheemden in gemeente Waterland. Als locatiecoördinator werk je nauw samen met de andere (veelal parttime) medewerkers op locatie, de beleidsafdeling van de gemeente, uitvoerende organisaties en collega's van gemeenten in de regio. Je coördineert en bewaakt de uitvoering van taken, zorgt voor naleving van afspraken en faciliteert waar nodig. De bewoners van de opvanglocatie kennen jou en jij kent hen! Verhuizing, (over)plaatsing in de regio of inzet van extra zorg; jij weet wat er speelt en wat er nodig is! Je bent alert op verbeterpunten en handelt proactief, zelfs in ad-hoc situaties en bij diverse uitdagingen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het mede bepalen van beleid op de opvanglocatie en het op een correcte manier overbrengen hiervan aan de receptionisten, bewoners en andere medewerkers. Je werkzaamheden voer je vooral uit op locatie en soms op het gemeentekantoor.

Jouw taken en verantwoordelijkheden:

• Je bent verantwoordelijk voor de gehele organisatie en het dagelijks goede verloop op de opvanglocaties;
• Je schakelt met verschillende stakeholders op en buiten de locaties (denk aan partners voor facilitair beheer, collega's binnen de gemeente, vrijwilligers);
• Je bent aanspreekpunt voor bewoners;
• Je vangt signalen op vanuit de omgeving en waar nodig acteer je daarop en draagt zo bij aan het creëren van draagvlak in de omgeving;
• Je neemt deel aan het regionale operationele overleg waar je de gemeente vanuit de opvanglocaties vertegenwoordigd;
• Je bent het aanspreekpunt voor de plaatsing van nieuwe bewoners;
• Je hebt een signalerende functie richting de beleidsmedewerkers;
• Je bent afwisselend op locatie en op kantoor;
• Je bent verantwoordelijk voor het welzijn van de bewoners;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor instanties van buitenaf, zoals politie, brandweer en BOA's;
• Je ziet toe op de naleving en toepassing van huisregels en het signaleren van bewoners die extra zorg en aandacht nodig hebben;
• Je voert indien nodig (vroegtijdige) escalatiegesprekken met bewoners en je schrikt niet van conflicten of casuïstiek zonder bestaand proces of oplossing.

De opdracht bestaat uit:
De functie leidt concreet tot de volgende hoofdproducten:

• Locatiebeheerplan
• Werk- en procesafspraken opvanglocaties
• Bewonersregistratie, plaatsings- en doorverwijzingsprotocol
• Handhavings- en escalatieprotocol

De opdracht en resultaten per hoofdproduct zijn als volgt:

1. Operationeel beheer opvanglocaties
De opdracht bestaat uit het actualiseren van een beheerplan. Eindproduct: Actueel locatiebeheerplan

• Opgesteld en onderhouden locatiebeheerplan voor beide opvanglocaties.
• Beschrijving van processen, verantwoordelijkheden, contactpersonen en escalatieroutes.
• Het ontwikkelen van een maandelijkse voortgangsrapportage voor projectleider en management over bezetting, bijzonderheden en knelpunten.

2. Coördinatie dagelijkse bedrijfsvoering
Eindproduct: Actualisatie van werk- en procesafspraken opvanglocaties

• Vastgelegde werkafspraken voor medewerkers, receptionisten en externe partners.
• Overzicht van operationele processen en taakverdeling.
• Actielijst en opvolgingssysteem voor meldingen en incidenten.

3. Bewonersbeheer, welzijn en plaatsingen
Eindproduct: Plaatsings- en doorverwijzingsprotocol

• Actuele bewonersregistratie
• Protocol voor instroom, doorstroom, verhuizing en uitstroom van bewoners.
• Overzicht van beschikbare en bezette opvangplaatsen.
• Procedure voor het signaleren van zorg-, veiligheids- en welzijnsvraagstukken.
• Registratie van signalen en ingezette acties.
• Vastgelegde samenwerkingsafspraken met zorg- en hulpverleningsinstanties.

4. Naleving huisregels en leefbaarheid
Eindproduct: Handhavings- en escalatieprotocol

• Actualisatie van huisregels voor bewoners
• Procedure voor waarschuwingen, gesprekken en escalaties.
• Registratiesysteem voor overtredingen en opvolging.