Wanneer er een complex WOO-verzoek binnenkomt, vragen we je om te komen met een zorgvuldige analyse van de vraagstelling. Je bepaalt de reikwijdte van het verzoek, beoordeelt welke informatie relevant kan zijn en stelt een passend plan van aanpak op. Daarbij stem je direct af met de Strategisch Manager, zodat verwachtingen, risico’s en benodigde acties helder zijn.

Daarna start je met het verzamelen van informatie. Je brengt in kaart welke afdelingen, systemen en medewerkers betrokken zijn en vraagt gericht documenten, e-mails, notities en andere gegevens op. Tijdens dit proces leg je nauwkeurig vast welke zoekslagen je hebt uitgevoerd, zodat het dossier volledig en transparant wordt opgebouwd. Je controleert de aangeleverde informatie op volledigheid en consistentie, zodat er geen hiaten ontstaan die later tot vertraging of onduidelijkheid kunnen leiden.

Vervolgens beoordeel je alle verzamelde documenten juridisch. Je toetst elk stuk aan de uitzonderingsgronden van de Woo en kijkt onder meer naar persoonsgegevens, bedrijfsgevoelige informatie, interne beleidsopvattingen en andere gegevens die niet openbaar gemaakt mogen worden. Voor elke voorgestelde weglating stel je een duidelijke en juridisch houdbare motivering op.

Wanneer duidelijk is welke informatie openbaar kan worden gemaakt, ga je aan de slag met het afschermen en redigeren. Je zorgt ervoor dat passages die niet openbaar mogen worden zorgvuldig worden afgeplakt, zonder dat de leesbaarheid van het document verloren gaat. Ook controleer je of metadata, bijlagen en verborgen informatie correct zijn behandeld, zodat er geen ongewenste gegevens naar buiten komen. Dit alles stem je af met de Strategisch Manager.

Tot slot stel je het conceptbesluit op, inclusief een heldere juridische onderbouwing van alle gemaakte keuzes. Je bundelt de openbaar te maken documenten tot een nette, complete set die voldoet aan de wettelijke vereisten. Indien nodig adviseer je over de communicatie richting de verzoeker en kun je ondersteuning bieden bij eventuele vervolgprocedures zoals bezwaar of beroep.