Een extern onderzoek heeft geconcludeerd dat de integraliteit en samenwerking tussen de afdeling Innovatie en de afdeling Informatievoorziening (IV) en Dienstverlening onvoldoende tot stand is gekomen. Er zijn geen heldere afspraken over de (wijze van) invulling van het opdrachtgever/ opdrachtnemerschap tussen dienstverlening en Innovatie. Ook is er verschil van inzicht tussen ICT en Innovatie t.a.v. de ontwikkeling van applicaties die nu in beheer bij Innovatie zijn. Er is behoefte aan een interim-manager die zowel een visie als ook een plan neerzet voor de gewenste verbeteringen, waaronder de verantwoordelijkheidsverdeling tussen Innovatie en ICT.

De afdeling Innovatie is verantwoordelijk voor het behalen van de productieafspraken van de online dienstverlening. In dit kader wordt bv. de website, met informatie en advies over onze dienstverlening, beheerd en doorontwikkeld. Ook is Innovatie actief in het doorontwikkelen en beheer van het CRM-systeem van de dienstverlening (Cris). Dit is aan vervanging toe en de afdeling is nauw betrokken bij het proces van aanbesteden t.b.v een nieuw CRM-systeem.

Doel van de opdracht

De interim-directeur krijgt de opdracht om een heldere, gedragen en toekomstbestendige inrichting van Innovatie te realiseren, inclusief governance, rolverdeling, prioritering en samenwerking met Dienstverlening en IV. Daarbij wordt expliciet aangesloten op de aanbevelingen van het onderzoek. De volgende zaken komen daar m.n naar voren:

• De verantwoordelijkheidsverdeling tussen Innovatie en Informatievoorziening (IV) moet verbeterd worden, ten behoeve van het beheer van het CRM systeem en het aanbesteden van een nieuw CRM systeem.
• Het opdrachtgeverschap-opdrachtgeverschap t.a.v. innovatie van de dienstverlening moet versterkt worden;
• De synergie tussen de online (nu in beheer bij Innovatie) en offline dienstverlening moet worden verbeterd.

Strategische ontwikkelopdracht

Ontwikkel een visie op de doorontwikkeling van Innovatie, waarin:

• De strategische focus wordt aangescherpt,
• Prioritering transparant en organisatiebreed gedragen wordt;
• Innovatie minder aanbod gestuurd en meer vraaggestuurd gaat werken.

Richt een heldere governance in voor besluitvorming, opdrachtgeverschap en portfoliosturing tav de afdeling Innovatie.

Maakt vanuit heldere kaders samen met IV afspraken over

• applicatielandschap,
• architectuurprincipes,
• outsourcingbeleid
• de rol van AI in toekomstige dienstverlening (nu onderdeel van Programma AI)
• Beheer en doorontwikkeling van de website en het CRM systeem

Zet een helder plan van aanpak neer waarin de implementatie van al deze bovenstaande punten staat beschreven

Verbeteren van samenwerking en rolafbakening

• Realiseer een duidelijke afbakening tussen Innovatie, IV en Dienstverlening, aansluitend op de bevinding dat rollen en verantwoordelijkheden nu onvoldoende helder zijn.
• Ontwikkel samen met de directeur Dienstverlening een plan om online dienstverlening (nu bij Innovatie) verantwoord te laten landen in de uitvoering.
• Ontwikkel samen met de afdeling IV, een plan om het beheer van het CRM systeem, verantwoord te laten landen bij de afdeling IV.
• Versterk de vraagarticulatie vanuit de uitvoering en breng Innovatie dichter bij de praktijk, zoals aanbevolen in het rapport.

Kernverantwoordelijkheden

Continuiteit en aansturing

• Herinrichting c.q. prioritering van de roadmap- en portfoliosturing van de afdeling Innovatie;
• Toezien op de uitvoering van de afgesproken innovaties en online productiedoelen.

Analyse en herinrichting

• Ontwerpen van een toekomstbestendige inrichting van Innovatie.
• Inrichten van governance voor opdrachtgeverschap, besluitvorming en prioritering.
• Ontwikkelen van een transparant innovatieportfolio met duidelijke criteria.
• Realiseren van heldere rolafbakening en samenwerking.
• Verduidelijken van verantwoordelijkheden na overdracht van online dienstverlening

Beoogde resultaten na 6 maanden

• Een helder en gedragen herontwerp van Innovatie.
• Een duidelijke governance voor besluitvorming, prioritering en opdrachtgeverschap.
• Een transparant innovatieportfolio met prioriteiten op basis van organisatiedoelen.
• Helder afspraken over samenwerking en rolverdeling tussen Innovatie, IV en Dienstverlening.
• Een stabiele afdeling Innovatie waarin medewerkers zich gehoord en meegenomen voelen.