Aanleiding

De gemeente zoekt een ervaren interim manager voor het team Jeugd (Loket Jeugd Purmerend inclusief Preventieve Jeugdbescherming). Het team is verantwoordelijk voor één gezin, één plan, één regisseur, een brede blik en goed onderzoek om de toegang tot specialistische jeugdhulp en de afgifte van beschikkingen op grond van de Jeugdwet te borgen. In de afgelopen jaren heeft het team te maken gehad met een hoog en langdurig personeelsverloop, kwaliteitsvraagstukken en een afnemend vertrouwen bij interne en externe samenwerkingspartners.

De gemeente wil het team duurzaam herstellen, de kwaliteit van de uitvoering verhogen en tegelijkertijd bijdragen aan de verdere ontwikkeling van de lokale toegang binnen de bredere hervormingsagenda voor de jeugdhulp. Hiervoor is een interim manager nodig die zowel operationeel als strategisch kan sturen en aantoonbare ervaring heeft met veranderopgaven binnen het jeugd domein.

Doel van de opdracht

De interim manager zorgt voor het herstel, de stabilisatie en de duurzame kwaliteitsverbetering van de jeugddienstverlening. Daarbij worden de dagelijkse continuïteit van de dienstverlening en de ontwikkeling van het team gecombineerd met het versterken van processen, vakmanschap, professionele autonomie, vertrouwen en samenwerking. De opdracht leidt tot een organisatie die kwalitatief hoogwaardige toegang biedt tot specialistische jeugdhulp en die toekomstbestendig aansluit op de ontwikkeling van stevige lokale teams.

Onderdelen in de opdracht zijn:

• Herstel en stabilisatie van het team
  • stabiele personele bezetting;
  • afname van verzuim en ongewenst verloop;
  • duidelijkheid over rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen;
  • een team dat weer in staat is zelfstandig kwalitatief goede dienstverlening te leveren.
• Duurzame kwaliteitsverbetering
  De interimmanager ontwikkelt en implementeert een kwaliteitsprogramma gericht op:
  • aantoonbare verbetering van dossierkwaliteit;
  • uniforme werkwijzen;
  • tijd en ruimte om gedegen onderzoek en vertrouwensrelatie bij gezin te doen (first time right principe);
  • passende indicatiestelling;
  • betere onderbouwing van besluiten;
  • hogere professionele standaard.
• Borging van kwaliteit en processen
  De interim manager ontwikkelt samen met het team een duurzaam kwaliteits- en borgingssysteem.
  • kwaliteitsverbetering is niet afhankelijk van individuele medewerkers;
  • nieuwe medewerkers worden structureel ingewerkt;
  • kwaliteitsbewaking is onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering.
• Herstel van werkcultuur en samenwerking
  De interim manager werkt actief aan herstel van vertrouwen (intern en extern).
  • verbeterde samenwerking binnen het team;
  • groter vertrouwen van ketenpartners;
  • positievere samenwerking met aanbieders;
  • professioneel en herkenbaar functioneren van het team Jeugd.
• Parallelle doorontwikkeling
  Naast het herstel begeleidt de interim manager de positionering van het team Jeugd binnen de bredere ontwikkeling van de gemeentelijke toegang.
  • een heldere ontwikkelrichting voor het team Jeugd;
  • aansluiting op de ontwikkeling van stevige lokale teams;
  • gedragen implementatieadvies voor de vervolgfase;
  • bewaakt dat de dagelijkse uitvoering niet onder druk komt te staan tijdens de veranderopgave.

Verwachte resultaten

De interim manager is gedurende een periode van 15 maanden integraal resultaatverantwoordelijk voor het herstel, de stabilisatie, de kwaliteitsverbetering en de duurzame borging van het Loket Jeugd. Van de interim manager wordt verwacht dat hij of zij niet uitsluitend een plan ontwikkelt, maar aantoonbaar zorgdraagt voor de implementatie, verankering en realisatie van de beoogde resultaten.

De interim manager rapporteert periodiek aan de opdrachtgever over de voortgang, behaalde resultaten, risico's en noodzakelijke bijsturingsmaatregelen.

Resultaten binnen 3 maanden

• een integrale analyse van de huidige situatie, inclusief risicoanalyse;
• een door opdrachtgever vastgesteld herstel- en stabilisatieplan;
• een vastgesteld kwaliteitsverbeterplan;
• een duidelijke prioritering van verbetermaatregelen;
• een implementatieplanning met mijlpalen, verantwoordelijkheden en meetbare kwaliteitsindicatoren;
• een monitorings- en rapportagestructuur waarmee de voortgang structureel wordt gevolgd.

Resultaten binnen 6 maanden

• minimaal 90% van de beoordeelde dossiers voldoet aan de interne kwaliteitsnormen en wordt tijdens interne audits beoordeeld als voldoende of goed;
• een volledig ontwikkeld en geïmplementeerd inwerk- en opleidingsprogramma voor nieuwe medewerkers;
• een structurele kwaliteitscyclus volgens de PDCA-methodiek is ingericht en operationeel;
• periodieke dossieraudits, kwaliteitsbesprekingen en managementrapportages zijn onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering;
• coaching on the job, intervisie en casuïstiekbesprekingen zijn structureel georganiseerd;
• aantoonbare verbetering van de samenwerking en het vertrouwen binnen het team en met interne en externe samenwerkingspartners;
• de eerste verbeteringen in de kwaliteit van besluitvorming, dossiervorming en gespreksvoering zijn aantoonbaar zichtbaar.

Resultaten binnen 12 maanden

• alle primaire werkprocessen zijn beschreven, geoptimaliseerd, vastgesteld en geïmplementeerd;
• verantwoordelijkheden, mandaten en kwaliteitsafspraken zijn helder vastgelegd;
• kwaliteitsbewaking is structureel ingebed in de dagelijkse uitvoering;
• de samenwerking met jeugdhulpaanbieders, lokale teams en overige ketenpartners is aantoonbaar verbeterd;
• het vertrouwen in het Loket Jeugd is zichtbaar hersteld, zowel intern als extern;
• de dienstverlening verloopt voorspelbaar, rechtmatig, tijdig en volgens uniforme kwaliteitsstandaarden.

Resultaten binnen 15 maanden

• het team beschikt over een stabiele personele bezetting met beperkt ongewenst verloop;
• de medewerkerstevredenheid is aantoonbaar verbeterd ten opzichte van de startsituatie;
• het primaire proces wordt zelfstandig, kwalitatief hoogwaardig en efficiënt uitgevoerd door de medewerkers;
• medewerkers tonen professioneel eigenaarschap en handelen zelfstandig binnen de kaders van de Jeugdwet, gemeentelijke verordening, beleidsregels en professionele standaarden;
• professionele autonomie is duurzaam versterkt en wordt ondersteund door een vaste structuur van intervisie, ethische reflectie, casuïstiekbesprekingen, supervisie en continue professionele ontwikkeling;
• de kwaliteit van indicatiestelling, onderzoek, verslaglegging en besluitvorming voldoet structureel aan de vastgestelde kwaliteitsnormen;
• het kwaliteitsmanagementsysteem is volledig geïmplementeerd en geborgd;
• werkprocessen, kwaliteitsinstrumenten en het inwerkprogramma zijn volledig verankerd in de organisatie;
• het Loket Jeugd levert aantoonbaar passende, tijdige en rechtmatige ondersteuning aan jeugdigen en gezinnen;
• er ligt een gedragen advies en implementatiekader voor de verdere positionering van het Loket Jeugd binnen de doorontwikkeling naar stevige lokale teams in samenwerking met beleid.
• De opdracht wordt als succesvol beschouwd wanneer de gerealiseerde verbeteringen aantoonbaar zijn geborgd in de organisatie en na beëindiging van de opdracht zelfstandig kunnen worden voortgezet zonder afhankelijkheid van de interim manager.