Interim Kwartiermaker Kabinetszaken
Publicatiedatum: 15 september 2026
Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend.
Werkplek: Alleen op kantoor | Geen verdere informatie
Opleidingsniveau: HBO
Werkervaring: Senior
Hoe ga jij impact maken?
Aanleiding
Binnen Kabinetszaken komen verschillende werkzaamheden samen: bestuurlijke ondersteuning, representatie, protocol, communicatie, planning, evenementen, financiële beheersing en samenwerking met andere organisatieonderdelen.
De dagelijkse werkzaamheden gaan onverminderd door, terwijl tegelijkertijd behoefte bestaat aan meer structuur in onder andere:
- taak- en rolverdeling;
- eigenaarschap;
- planning en prioritering;
- overlegstructuren;
- werkprocessen;
- financieel overzicht;
- samenwerking met aanpalende teams;
- kennisborging en continuïteit.
De opdracht vraagt daarom om een professional die de dagelijkse praktijk van een bestuurlijk kabinet goed kent én aantoonbare ervaring heeft met het analyseren, structureren en verbeteren van werkprocessen en samenwerking.
Doel van de opdracht
Het doel van de opdracht is om Kabinetszaken in de periode tot en met 31 december 2026 te stabiliseren, structureren en professionaliseren, zodat een heldere en overdraagbare basis ontstaat voor de verdere inrichting van het kabinet. De kwartiermaker brengt de bestaande situatie in kaart, ontwikkelt een passende inrichting en zorgt ervoor dat overeengekomen verbeteringen gedurende de opdrachtperiode daadwerkelijk worden ingevoerd.
De opdracht is daarmee nadrukkelijk gericht op kwartiermaken: analyseren, adviseren, implementeren, structureren en borgen.
Opdracht
Je wordt ingezet vanwege specifieke expertise op het snijvlak van:
- bestuurlijke ondersteuning en kabinetszaken;
- bestuurlijke communicatie;
- procesregie;
- organisatie- en procesverbetering;
- planning en prioritering;
- budgettering en financiële beheersing;
- samenwerking tussen verschillende organisatieonderdelen.
Je voert de opdracht zelfstandig uit en bepaalt binnen de overeengekomen kaders zelf de aanpak, volgorde en wijze van uitvoering. De opdrachtgever stuurt op de afgesproken resultaten en beoordeelt de kwaliteit, bruikbaarheid en tijdigheid van de opgeleverde producten. De opdracht betreft geen structurele invulling van een reguliere functie. De inzet is tijdelijk en gericht op het realiseren van een concreet verander- en verbeterresultaat.
Fase 1 - Kwartiermaken tot en met 31 december 2026
De eerste fase staat volledig in het teken van het analyseren, structureren, verbeteren en waar mogelijk implementeren van de werkwijze binnen Kabinetszaken.
Resultaten
- Resultaat 1 – Analyse huidige situatie: Uiterlijk in de eerste fase is een analyse opgeleverd van de huidige situatie, inclusief knelpunten en verbetermogelijkheden.
- Resultaat 2 – Advies toekomstige inrichting Kabinetszaken: Op basis van de analyse wordt een concreet en uitvoerbaar advies opgeleverd voor de verdere inrichting van Kabinetszaken.
- Resultaat 3 – Implementatie eerste verbetermaatregelen: Waar besluitvorming binnen de opdrachtperiode plaatsvindt, worden overeengekomen verbeteringen direct geïmplementeerd.
- Resultaat 4 – Financieel overzicht en beheersing: Voor Kabinetszaken is een werkbare systematiek beschikbaar voor budgetinzicht, uitgavenopvolging en financiële sturing.
- Resultaat 5 – Borging en overdracht: Aan het einde van de eerste fase ligt een overdraagbaar dossier met analyse, verbeterplan, realisaties en advies voor de vervolgfase.
Inhoudelijke werkzaamheden
Om bovenstaande resultaten te realiseren kan je onder andere:
- gesprekken voeren met betrokken medewerkers en stakeholders;
- bestaande werkprocessen en documenten analyseren;
- taken, verantwoordelijkheden en eigenaarschap inzichtelijk maken;
- knelpunten in samenwerking en werkprocessen analyseren;
- verbetermaatregelen ontwikkelen;
- werkprocessen, formats en overlegstructuren ontwerpen;
- implementatie van verbetermaatregelen begeleiden;
- budgetten en werkzaamheden inzichtelijk maken;
- kennisoverdracht organiseren;
- adviseren van teamleider en andere betrokkenen.
Eisen
- Een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau;
- Aantoonbare werkervaring met de dagelijkse praktijk van een bestuurlijk kabinet, bestuurssecretariaat bij een gemeente, provincie of waterschap;
- Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke communicatie, speechwriting, representatie of protocollaire ondersteuning van een bestuurder binnen een overheidsorganisatie;
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten of verbeteren van werkprocessen, rolverdeling of overlegstructuren binnen een team of organisatieonderdeel, opgedaan bij een overheidsorganisatie en/of als zelfstandig ondernemer met eindverantwoordelijkheid;
- Aantoonbaar beschikbaar voor 32 uur per week gedurende de opdrachtperiode.
Wensen en competenties
Wensen
- Aantoonbare werkervaring met het in kaart brengen van werkwijzen, rolverdeling, planning en budgettering van een team of organisatieonderdeel en het adviseren van leidinggevenden of bestuurders over verbetermaatregelen die zijn doorgevoerd (20 punten);
- Aantoonbare werkervaring met het inrichten of verbeteren van werkprocessen, overlegcycli, planning en rolverdeling binnen een organisatie (20 punten);
- Aantoonbare werkervaring met het opstellen, beheren of inzichtelijk maken van budgetten en het bewaken van uitgaven, met eindverantwoordelijkheid (20 punten);
- Aantoonbare werkervaring met de dagelijkse praktijk van kabinets- of bestuursondersteuning, waaronder ceremoniële en protocollaire bijeenkomsten, representatieve activiteiten, speechwriting en communicatie rondom bestuurlijke evenementen (15 punten);
- Aantoonbare werkervaring met het leggen en onderhouden van samenwerking tussen een klein team en andere organisatieonderdelen, inclusief het vroegtijdig signaleren en oplossen van knelpunten in die samenwerking (15 punten);
- Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente in de regio de Gelderse Vallei (10 punten).
Competenties
- Bestuurlijke sensitiviteit;
- Politiek-bestuurlijke sensitiviteit;
- Analytisch vermogen;
- Verbindend en oplossingsgericht;
- Uitstekende communicatieve vaardigheden;
- Strategisch denker met uitvoeringskracht;
- Procesregisseur;
- Structuurbrenger;
- Organisatiesensitief;
- Veranderkundig vermogen;
- Coachende vaardigheden;
- Financieel overzicht kunnen aanbrengen;
- Schrijfvaardigheid op bestuurlijk niveau;
- Praktische inzetbaarheid in de dagelijkse kabinetspraktijk.
Organisatie & Team
Barneveld groeit. We zetten ons in voor wat onze inwoners en ondernemers belangrijk vinden. Logisch, want we zijn er voor elkaar. Groei brengt ook uitdagingen met zich mee. Dat maakt het spannend en boeiend. Daarom kunnen we jouw kennis, ervaring en ideeën goed gebruiken. Want jij kunt het verschil maken. En wij bieden jou fijne collega's, een leuke werksfeer en aandacht voor balans en privé.
Gemeente Barneveld is een groeiende gemeente met een eigentijds, innovatief en dynamisch karakter. Met ruim 650 medewerkers wordt dagelijks gewerkt aan maatschappelijke en bestuurlijke opgaven voor inwoners, ondernemers en partners. Kabinetszaken maakt onderdeel uit van het team Bestuursondersteuning. Binnen dit team zijn onder andere juridische zaken, inkoop, economische zaken, gebiedsregie en het bestuurs- en managementsecretariaat ondergebracht. Het kabinet vervult een belangrijke rol in de ondersteuning van de burgemeester en het college. De werkzaamheden omvatten onder andere ceremoniële, protocollaire en representatieve ondersteuning, Koninklijke onderscheidingen, officiële ontvangsten, herdenkingen, bezoeken, toespraken en bestuurlijke communicatie. De groei van de gemeente, de ambities van het bestuur en de ontwikkeling van de bestuurlijke ondersteuning maken het noodzakelijk om de inrichting en werkwijze van Kabinetszaken verder te professionaliseren.
Deze voorwaarden bieden we jou
Als ervaren specialist bieden wij jou passende voorwaarden.
Naast de contractuele voordelen, bieden we extra dienstverlening als je voor Impact Vandaag kiest. Benieuwd naar onze dienstverlening?
Aangenomen via Impact Vandaag? Dan doneren wij €250 aan een goed doel dat jij kiest.
Stappenplan voor deze vacature
Vind je deze vacature interessant? Klik op solliciteren en stuur je cv mee. Binnen 48 uur neemt één van onze adviseurs contact met je op. We kijken daarbij:
- • Of jouw profiel geschikt is voor de functie op basis van de gevraagde eisen, wensen en competenties.
- • Of je past bij de organisatie.
Past de vacature bij jouw profiel? Dan neemt onze Opdracht Adviseur contact op over jouw sollicitatie en cv. Je kunt je contactvoorkeuren doorgeven in jouw profiel.
Veelgestelde vragen
Heb je een vraag over een vacature of jouw mogelijkheden?
Neem direct contact op met een adviseur of maak gebruik van ons gratis adviesgesprek waar wij jou gerichter kunnen helpen!