Achtergrond van de opdracht
De Wet open overheid (Woo) verplicht bestuursorganen tot actieve openbaarmaking van een aantal vaste informatiecategorieën. Binnen de provincie is hier al voorbereidend werk voor verricht, maar het huidige beeld is nog onvolledig en versnipperd.

Op dit moment wordt informatie veelal achteraf geschikt gemaakt voor openbaarmaking, wat leidt tot inefficiëntie en risico’s (bijv. rondom digitale toegankelijkheid). Tegelijk is onvoldoende inzichtelijk waar informatie ontstaat, hoe deze wordt beheerd en in hoeverre openbaarmaking al aan het begin van het proces wordt meegenomen.

De Woo wordt benaderd als een organisatiebrede veranderopgave, gericht op verbetering van de volledige informatieketen: van ontstaan en vastlegging tot en met publicatie.

Doel en scope van de opdracht
Het doel van deze opdracht is:

• organisatiebreed inzicht verkrijgen in de huidige situatie rond de verplichte Woo-informatiecategorieën;
• een minimaal uitvoerbare werkwijze voor actieve openbaarmaking realiseren (fase 1).

Daarnaast levert de opdracht de inhoudelijke basis voor een mogelijke vervolgfase (fase 2), gericht op structurele verbetering van processen en informatiehuishouding.

Resultaten van de opdracht

• Analyse per Woo-informatiecategorie
  Per verplichte informatiecategorie wordt een navolgbare analyse opgesteld met inzicht in:
  • welke informatie al actief openbaar wordt gemaakt en welke informatie nog openbaar moet worden gemaakt i.h.k.v. de Woo;
  • vanuit welke processen de informatie ontstaat;
  • hoe en waar informatie wordt vastgelegd en beheerd;
  • betrokken organisatieonderdelen, rollen en verantwoordelijkheden;
  • volumes, frequenties en complexiteit;
  • huidige publicatiewijze en doorlooptijden;
  • knelpunten en risico’s (o.a. achteraf bewerken en digitale toegankelijkheid).
• Minimale uitvoerbare werkwijze
  Een plan van aanpak voor een minimale werkwijze waarmee actieve openbaarmaking op korte termijn mogelijk is (indien nodig tijdelijk/handmatig).
• Eerste duiding en voorbereiding vervolg
  Een overkoepelende analyse met:
  • terugkerende knelpunten en patronen;
  • structurele aandachtspunten voor actieve openbaarmaking;
  • eerste prioriteiten voor een mogelijke fase 2.
  Dit is een inhoudelijke basis, geen uitgewerkt implementatieplan.
• Overdraagbaar eindresultaat
  De op te leveren resultaten zijn begrijpelijk en bruikbaar voor de organisatie, navolgbaar voor een vervolgopdracht en transparant over aannames, keuzes en afwegingen. Hier hoort ook een gestructureerde overdracht bij.

Voorbereiding vervolg (fase 2)
Je zorgt dat resultaten direct bruikbaar zijn voor vervolg door:

• aannames en keuzes expliciet vast te leggen;
• bevindingen te duiden (niet alleen beschrijven);
• belangrijkste knelpunten en aangrijpingspunten inzichtelijk te maken;
• zorg te dragen voor overdraagbaarheid.

Relatie met Woo-publicatieplatform
Parallel wordt gewerkt aan een Woo-publicatieplatform:

• fase 1 levert input voor functionele eisen en inrichting;
• het platform wordt gefaseerd ontwikkeld;
• inzichten uit fase 2 kunnen nog tot bijstelling leiden.

Aanpak en rol
Je bent verantwoordelijk voor inrichting en uitvoering van fase 1. Je:

• brengt structuur aan en bewaakt voortgang en samenhang;
• organiseert sessies met stakeholders;
• zorgt voor afstemming en draagvlak;
• legt verbanden tussen categorieën, processen en organisatieonderdelen;
• signaleert risico’s en afhankelijkheden;
• vertaalt input naar heldere analyses.

Van je wordt verwacht dat je:

• bevindingen duidt en in samenhang beschouwt;
• structurele knelpunten zichtbaar maakt;
• resultaten overdraagbaar vastlegt.

Je werkt zelfstandig, in afstemming met collega’s van:

• het Woo-programma;
• de opgave informatiehuishouding;
• betrokken organisatieonderdelen;
• het publicatieplatform.