De gemeente Eemsdelta realiseert een nieuw multifunctioneel gebouw: het Huis van Cultuur en Bestuur in Delfzijl. In dit gebouw worden het gemeentehuis, een theater en een bibliotheek samengebracht.

Deze ontwikkeling vraagt om een fundamenteel andere inrichting van de facilitaire dienstverlening dan de gemeente Eemsdelta nu kent. De facilitaire functie verschuift van een traditionele, intern gerichte ondersteuning naar een integrale, gastvrije en toekomstbestendige facilitaire dienst, die opereert in een complexe omgeving met meerdere gebruikers, partners en publieke functies.

De gemeente Eemsdelta heeft hiervoor een conceptvisie opgesteld. Deze vormen het vertrekpunt voor deze uitvraag.

Doel van de opdracht

Met deze uitvraag zoekt de gemeente Eemsdelta een facilitair adviseur die ondersteuning biedt bij:

• het ontwerpen van de toekomstige facilitaire dienstverlening voor het Huis van Cultuur en Bestuur;
• het verhelderen van taken, rollen en verantwoordelijkheden binnen deze nieuwe facilitaire dienst;
• het verkennen van samenwerkings- en integratiemogelijkheden met aanpalende diensten en partners;
• het opstellen van functie- en rolprofielen passend bij de nieuwe situatie.

Het resultaat moet de gemeente in staat stellen om onderbouwde keuzes te maken over de organisatie, formatie en samenwerking, en vormt een belangrijke bouwsteen voor de verdere inrichting en ingebruikname van het Huis van Cultuur en Bestuur.

Werkzaamheden:

Ontwerp van de facilitaire dienstverlening

De facilitair adviseur wordt gevraagd om, in samenhang met de bestaande conceptvisie, een helder en toekomstgericht beeld te schetsen van de facilitaire dienstverlening binnen het Huis van Cultuur en Bestuur. Daarbij wordt onder andere verwacht:

• een beschrijving van welke facilitaire diensten worden geleverd (o.a. hospitality, schoonmaak, beveiliging/BHV, catering, repro, post, afval, gebouwondersteuning, servicebalie);
• de positionering van de facilitaire dienst ten opzichte van:
• gemeentelijke organisatie;
• cultuurpartners (theater, bibliotheek e.a.);
• externe partijen en leveranciers;
• uitgangspunten voor gastvrijheid, klantgerichtheid, duurzaamheid en efficiëntie, passend bij een multifunctioneel en publiek gebouw.

Expliciet maken van taken, rollen en verantwoordelijkheden

• taken, rollen en verantwoordelijkheden binnen de facilitaire dienstverlening;
• de verdeling tussen regie, uitvoering en toezicht;
• eigenaarschap en verantwoordelijkheden op het snijvlak van facilitair, huisvesting, gebouwenbeheer, ICT en veiligheid;
• de verhouding tussen inbesteden, uitbesteden en samenwerking met het Werkbedrijf Eemsdelta.

Verkenning voor samenwerking en integratie

De facilitair adviseur voert een verkenning uit naar de mogelijkheden voor nauwere samenwerking of integratie met andere diensten en teams, waaronder in ieder geval:

• Gebouwenbeheer;
• BHV, veiligheid en beveiliging;
• Werkbedrijf Eemsdelta.

Hierbij wordt verwacht dat verschillende scenario’s worden uitgewerkt, met aandacht voor:

• voor- en nadelen;
• organisatorische consequenties;
• impact op medewerkers;
• randvoorwaarden voor succesvolle samenwerking.

Ontwikkeling Functie- en rolprofielen

Op basis van het gekozen of geadviseerde model ontwikkelt de facilitair adviseur:

• een set functie- en/of rolprofielen voor de nieuwe facilitaire dienst;
• per profiel een beschrijving van:
• taken en verantwoordelijkheden;
• benodigde competenties en vaardigheden;
• positionering binnen de organisatie;
• aandacht voor doorgroei, ontwikkeling en inzetbaarheid van huidige medewerkers.