Programma Informatietransitie

Provincie Zuid-Holland werkt binnen het Programma Informatietransitie aan het duurzaam op orde brengen, houden en benutten van informatie. Een belangrijk onderdeel hiervan is de implementatie van CALS: het Centraal Archief en Legacy Systeem.

Deze opdracht betreft een bestaande positie binnen het Programma Informatietransitie die opnieuw op de markt wordt gebracht via de algemene mantelovereenkomst / het DAS voor tijdelijke inhuur van I&A-functies. De continuïteit van de werkzaamheden is van belang, omdat CALS zich in een lopend implementatie-, migratie- en borgingstraject bevindt. Van de professional wordt daarom verwacht dat deze snel overzicht kan krijgen, voortbouwt op reeds gemaakte keuzes en afspraken, en tegelijkertijd zelfstandig kan sturen op planning, kwaliteit, leveranciersmanagement, migratie, besluitvorming en overdracht naar beheer.

CALS is gebaseerd op een product/oplossing van OpenText en is bedoeld als voorziening voor het duurzaam toegankelijk maken, beheren en raadplegen van archiefwaardige en legacy-informatie. De implementatie van CALS raakt meerdere onderdelen van de organisatie, waaronder informatiebeheer, archivering, migratie, applicatiebeheer, businessimplementatie, i-governance, gebruikersacceptatie, leveranciersmanagement en beheerborging.

De opdracht vraagt om een senior projectmanager die ervaring heeft met complexe informatievoorzieningsprojecten binnen een bestuurlijke of publieke omgeving. De senior projectmanager CALS stuurt niet alleen op de realisatie van de OpenText-voorziening, maar vooral op de samenhang tussen informatiebeheer, migratie, archivering, gebruikersacceptatie, governance, leverancierssturing, leveranciersmanagement en structurele borging in de beheerorganisatie.

Omschrijving van de opdracht

De senior projectmanager geeft leiding aan de implementatie van CALS binnen het programma Informatietransitie. Daarbij werkt de projectmanager nauw samen met opdrachtgever, programmamanagement, informatiebeheer, I&A, architectuur, privacy/security, businessimplementatie, beheerorganisatie, gebruikersvertegenwoordigers en leveranciers.

De senior projectmanager neemt een bestaande positie over en zorgt voor continuïteit, voortgang en aanscherping van de lopende werkzaamheden rondom CALS, waaronder de implementatie van de OpenText-oplossing, migratievoorbereiding, leverancierssturing, acceptatie en beheerborging.

De projectmanager vertaalt de doelstelling van CALS naar een uitvoerbare project- en implementatieaanpak. Daarin wordt expliciet een migratiespoor ingericht, met aandacht voor te migreren of te ontsluiten bronnen, eigenaarschap van informatie, metadata, bewaartermijnen, autorisaties, kwaliteit van brondata, acceptatiecriteria en besluitvorming over migratiemomenten.

Leveranciersmanagement is een belangrijke taak binnen deze opdracht. De senior projectmanager stuurt actief op afspraken, planning, afhankelijkheden, kwaliteit van opleveringen, risico's en issues met de OpenText-leverancier en eventuele andere betrokken implementatie-, migratie- of beheerpartners.

Taakelementen

De rol van projectmanager CALS kent de volgende taakelementen:

• opstellen van een integraal plan van aanpak voor de implementatie van CALS, inclusief een afzonderlijk uitgewerkte migratieaanpak;
• meehelpen inrichten en aansturen van een migratiespoor voor archiefwaardige en legacy-informatie naar of via CALS/OpenText;
• uitwerken van scope, planning, aanpak, mijlpalen, afhankelijkheden, besluitvorming en acceptatiecriteria voor zowel implementatie als migratie;
• afstemmen met informatiebeheer, archiefspecialisten, proceseigenaren, I&A, architectuur, privacy/security, businessimplementatie, beheer en leveranciers;
• organiseren van leveranciersmanagement richting OpenText en overige betrokken leveranciers, inclusief voortgang, kwaliteit, issues, afhankelijkheden en escalaties;
• vertalen van informatiebeheer- en archiefeisen naar concrete projectactiviteiten, werkafspraken en besluitpunten;
• inrichten van structuur voor voortgang, besluitvorming, risico's, issues en afhankelijkheden;
• uitwerken van rollen, verantwoordelijkheden, beheerafspraken en overdrachtscriteria;
• voorbereiden van communicatie, instructie, begeleiding, gebruikersacceptatie en ingebruikname;
• monitoren en bijsturen van voortgang, kwaliteit, migratieresultaten, acceptatie en beheerborging;
• vastleggen van leerpunten, risico's, besluiten, restpunten en vervolgacties;
• opleveren van een eindrapportage en overdrachtsdossier richting lijnorganisatie en beheer.
• ervaring binnen een overheidsorganisatie, bij voorkeur provincie, gemeente, waterschap of rijksoverheid;
• ervaring met implementatie van DMS-, ECM-, archief-, e-depot- of legacyvoorzieningen, bij voorkeur in een OpenText-omgeving;
• ervaring met migratie van documenten, dossiers, archiefwaardige informatie of legacy-informatie naar een nieuwe informatiebeheer-, DMS-, ECM- of archiefvoorziening;
• kennis van informatiebeheer, archivering, metadata, autorisaties, bewaartermijnen, duurzame toegankelijkheid en beheerborging;
• ervaring met leveranciersmanagement binnen complexe IV-implementaties;
• ervaring met het verbinden van business, informatiebeheer, I&A, architectuur, beheerorganisatie, leveranciers en management;
• ervaring met werken binnen programma's voor digitale transformatie of informatietransitie.

Resultaten

• Plan van aanpak implementatie CALS: Met scope, doelstellingen, aanpak, planning, governance, risico's, afhankelijkheden en benodigde inzet.
• Geïmplementeerd en operationeel CALS: Beschrijving van de solution architectuur, bijhorende processen en werkprocedures. E.e.a. inclusief aansluiting op de bestaande applicatie architectuur.
• Stakeholder- en adoptieaanpak: Overzicht van betrokken stakeholders, communicatieaanpak, begeleiding, werksessies en adoptieactiviteiten. Hierbij wordt systemisch denken expliciet meegenomen als methodiek voor de change-aanpak en adoptiestrategie.
• Rollen- en verantwoordelijkhedenmatrix: Uitwerking van rollen binnen business, dataorganisatie, informatiebeheer, i-governance, beheer en management.
• Werkafspraken en implementatiekaders: Concrete afspraken over toepassing van data in sturing, besluitvorming, monitoring, datakwaliteit en beheer.
• Evaluatie pilot: Analyse van resultaten, knelpunten, leerpunten, randvoorwaarden en verbetermaatregelen.