De Provincie Zuid-Holland zoekt een team van drie (3) implementatiecoördinatoren ter ondersteuning van de uitvoering van de businessimplementatie binnen het programma Informatietransitie. Het team heeft als doel om de implementatie van nieuwe werkwijzen, processen, voorzieningen en ondersteunende middelen in de organisatie gestructureerd, beheerst en in samenhang te laten verlopen.

Als implementatiecoördinator begeleid je meerdere teams gelijktijdig en coördineer je onder meer de afstemming met key-users, de inventarisatie van opleidingsbehoeften, de communicatie richting teams, de uitvoering van opleidingen, de voortgangsbewaking, de organisatie van documentmigratie, de inzet en uitvoering van workshops en floorwalkers en het ophalen van gebruikersfeedback.

Voor deze uitrol stelt het team Businessimplementatie implementatieplannen op en ontwikkelt het ondersteunende middelen zoals opleidingsmateriaal, presentaties en naslagmateriaal. Bij de uitvoering van deze implementaties vervult het lijnmanagement een belangrijke rol. Jij ondersteunt het lijnmanagement hierbij organisatorisch, logistiek en deels inhoudelijk en fungeert als schakel tussen de programmaorganisatie en de gebruikersorganisatie.

Taakelementen

De werkzaamheden omvatten in ieder geval:

Begeleiding van lijnmanagers en teams
De implementatiecoördinator begeleidt meerdere teams tijdens het implementatieproces van het betreffende product. Daarbij ondersteunt de implementatiecoördinator de betrokken lijnmanager, key users en teamleden bij de voorbereiding, planning, uitvoering en evaluatie van de implementatieactiviteiten. Ook bewaakt de implementatiecoördinator de voortgang en het effect van de ingezette hulpmiddelen, met als doel het bevorderen van effectief gebruik van het nieuwe product binnen het team.

Ondersteuning bij de uitvoering van de implementatie
De coördinator voert startgesprekken met de lijnmanager en de key-users en verzorgt presentaties en demo's voor teams. Daarnaast begeleidt de coördinator workshops en trainingen tijdens de voorbereidingsfase. Tijdens de gebruiksfase coördineert de coördinator de inzet van floorwalkers en organiseert dagelijks een stand-up om signalen en feedback uit de gebruikerspraktijk op te halen. Deze feedback wordt teruggekoppeld aan de implementatiemanager, zodat waar nodig kan worden bijgestuurd en leerpunten kunnen worden meegenomen in volgende uitroltranches.

Communicatie en afstemming
De implementatiecoördinator is het eerste aanspreekpunt en sparringpartner voor lijnmanagers en key-users gedurende de implementatie. Daarnaast faciliteert de hij/zij de communicatie tussen de gebruikersorganisatie en het programmateam, in het bijzonder de implementatiemanager. Hij/zij zorgt ervoor dat betrokken partijen tijdig worden geïnformeerd over voortgang, verwachtingen, aandachtspunten en wijzigingen.

Signalering en probleemoplossing
De implementatiecoördinator signaleert knelpunten en risico's tijdens de uitrol en adresseert deze proactief. Bij technisch-functionele vraagstukken of verstoringen zorgt de implementatiecoördinator voor tijdige afstemming met de verantwoordelijke partijen. De opvolging van technische of functionele issues vindt plaats via Architectuur en/of de projectmanager M365.