Documentalist -Circulaire Werf Duivelseiland
Publicatiedatum: 13 augustus 2026
Optie tot verlenging: Er is een optie tot verlenging.
Werkplek: Alleen op kantoor | Dinsdag en/of woensdag op locatie (Utrecht, later mogelijk Rotterdam of Dordrecht).
Opleidingsniveau: MBO
Werkervaring: Medior
Hoe ga jij impact maken?
Er zijn van die projecten die je binnen Rijkswaterstaat niet vaak voorbij ziet komen. Circulaire Werf Duivelseiland is zo'n project, zeg maar gerust: een vreemde eend in de bijt. Maar des te meer interessant en mooi om aan te werken. Het project is lastig te plaatsen in de RWS-kaders: het lijkt niet op de typische aanlegprojecten en het is ook geen onderhoud of vernieuwing. Een relatief klein project met een compact team van enthousiaste pioniers waarin iedereen zich bewust is van de grote belangen die we behartigen: enerzijds het belang van circulair werken in het algemeen en anderzijds de belangen die gemoeid zijn met het project Van Brienenoordbrug, het eerste brugproject dat gebruik maakt van Circulaire Werf Duivelseiland. Hoe gaaf is het om aan dit project jouw bijdrage te leveren?!
Voor het project Circulaire Werf Duivelseiland zijn we op zoek naar een documentalist. De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project.
De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het document managementsysteem. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.
Werkzaamheden
Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:
- het opstellen en actueel houden van de autorisatiematrix;
- het verlenen en intrekken van autorisaties;
- het maken van rechtengroepen met unieke rechten;
- het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
- instructie geven aan (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
- het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
- het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
- het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;
- toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de vigerende kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
- het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
- het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB;
- het inrichten van werkomgevingen en datarooms en het inhoudelijk migreren van de documenten en het updaten/invullen van de metadata;
- managen van documenten en informatiestromen, de coördinatie van het reviewproces van door de aannemer opgeleverde producten in intensieve samenwerking met contractmanagement en de IPM-rolhouders.
Resultaat opdracht
- Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata.
- Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur.
Eisen
- Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde Mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
- Je bent bereid om de dinsdag en/of woensdag op locatie te werken, ook als de locatie lastig bereikbaar is met het openbaar vervoer. De belangrijkste locatie is op dit moment RWS kantoor Westraven, in de toekomst mogelijk een kantoor te Rotterdam en/of de bouwkeet op Duivelseiland in Dordrecht.
- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
- Ervaring met het zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
Wensen en competenties
- Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met rijk infrastructurele projecten.
- Je hebt ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail).
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
- De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.
Competenties
- analytisch denkvermogen; verbanden kunnen leggen
- dienstverlenende en klantgerichte instelling
- hands-on mentaliteit
- goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder: rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
- didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
- luisteren; de vraag achter de vraag kunnen achterhalen
- nauwkeurigheid
- omgevingsbewustzijn; je weet wat er binnen de organisatie speelt
- proactieve instelling
- plannen en organiseren; je kan op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen
- zelfontwikkeling; je leert van je omgeving en van situaties, en past dit toe op je werk
- zelfstandigheid; je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega's op als je ze nodig hebt
Organisatie & Team
Deze voorwaarden bieden we jou
Als ervaren specialist bieden wij jou passende voorwaarden.








Naast de contractuele voordelen, bieden we extra dienstverlening als je voor Impact Vandaag kiest. Benieuwd naar onze dienstverlening?
Aangenomen via Impact Vandaag? Dan doneren wij €250 aan een goed doel dat jij kiest.
Stappenplan voor deze vacature
Vind je deze vacature interessant? Klik op solliciteren en stuur je cv mee. Binnen 48 uur neemt één van onze adviseurs contact met je op. We kijken daarbij:
- • Of jouw profiel geschikt is voor de functie op basis van de gevraagde eisen, wensen en competenties.
- • Of je past bij de organisatie.
Past de vacature bij jouw profiel? Dan neemt onze Opdracht Adviseur contact op over jouw sollicitatie en cv. Je kunt je contactvoorkeuren doorgeven in jouw profiel.

Veelgestelde vragen
Heb je een vraag over een vacature of jouw mogelijkheden?
Neem direct contact op met een adviseur of maak gebruik van ons gratis adviesgesprek waar wij jou gerichter kunnen helpen!