Contractmanagement is verantwoordelijk voor de procesmatige beheersing van de contractvoorbereiding, aanbesteding en contractbeheersing (contractbewaking) binnen de randvoorwaarden van tijd, geld, kwaliteit en risico. Een contractmanager (CM) binnen de Manifestpartnerpoule van de Provincie wordt uitgeleend aan Terrein Beherende Organisaties (TBOs) met Natura2000 opgaven om de opgaven beter uit te kunnen voeren. Voor deze opdracht wordt een CM gezocht die wordt uitgeleend aan het Proces Realisatie Watersysteem van Waterschap de Dommel, daar begeleidt je de Integrale Projectmanagement (IPM) teams van verschillende KRW en Natura2000 projecten in de benadering van en contacten met de markt. De meeste projecten bevinden zich in de planstudie fase en hebben ondersteuning nodig van ingenieursbureaus voor Onderzoeken, hydrologische modelering en ontwerpen, MER en Projectbesluit. Na afronding van de planfase volgt realisatie, waarbij de CM ondersteunt bij het contracteren en het beheersen van de aannemer.

De CM is verantwoordelijk voor (voorbereiding en advisering van) de marktbenadering en vervolgens het contractmanagement en beheer. Hiervoor werkt de CM waar mogelijk vanuit bestaande standaardcontracten, maar wijkt waar nodig af en kiest voor de best passende contractvorm. De afspraken met de omgeving en stakeholders, risicos en beleidsdoelstellingen vormen de randvoorwaarden waarbinnen de beste prijs/kwaliteit verhouding moet worden gevonden.

Bij het Waterschap wordt standaard gebruik gemaakt van de AWVODI-2018 voor een contracten voor Diensten en UAV-2012 voor contracten voor een Werk, daarnaast lopen er enkele Raamcontracten en een Bouwteam. De meeste opdrachten (Dienst en Werk) worden Europees aanbesteed. Soms komen daarnaast losse opdrachten voorbij die 1-op-1 of meervoudig onderhands moeten worden ingekocht.

De contractmanager is verantwoordelijk voor de beheersing van het gehele proces van contractvoorbereiding aanbesteding en uitvoering richting verschillende marktpartijen. In dit proces wordt de inkoopstrategie bepaald en contractvorm gekozen, in samenwerking met het IPM team en de inkoopadviseur, wordt de daadwerkelijke contractering begeleid en uitgewerkt (met de daarbij behorende gunningsstrategie, contractdocumenten en eventueel Nota van inlichtingen), worden afspraken gemaakt over contractmonitoring en wordt de contractuitvoering begeleid. Ook hier is nauwe samenwerking met de andere onderdelen binnen het project weer essentieel. De contractmanager is betrokken bij voortgangsoverleggen en voert zo nodig de onderhandelingen over prijzen, wijzigingen en indexatie met de marktpartijen in samenspraak met de Projectmanager. De formele opdrachtgeversrol en eerste aanspreekpunt tijdens de looptijd van het project ligt bij de Projectmanager van het project.

Samenvattend

• Beheer raamcontracten diensten in verschillende projectgebieden;
• Begeleiding aanbesteding diensten in Natura 2000 beekherstel- en versnellingsprojecten (contractkeuze, input aanbesteding, begeleiding contractvorming en kick-off) en management (PSU, VGO, facturatie en wijzigingen) AWVODI dienstcontracten;
• Begeleiden totstandkoming van een UAV contract (in vorm van bouwteam). Directie en toezicht valt buiten deze opdracht;
• De contracten hebben een waarde van 100.000- 3.000.000. De totale te beheersen contractportefeuille ligt rond de 15.000.000 waarbij de mate van betrokkenheid kan verschillen per project;
• Bij en uitwerken contractmanagement formats en werkwijzen om contractmanagement proces te optimaliseren.

Taken

• De contractmanager organiseert en geeft leiding aan het inkoop contract (beheers)team;
• De contractmanager verzorgt de evaluatie en de toetsing van het contract aan opdracht en overige gemaakte afspraken voor facturatie en voortgang;
• De contractmanager is, namens het waterschap, en samen met de PM (afspraken kunnen verschillen per project) contactpunt voor de professional voor contractzaken en facturatie;
• De contractmanager voert zijn taken uit binnen het kader van Waterschapsstandaarden, voorwaarden en contracten;
• De contractmanager draagt zorg voor de benodigde marktconsultaties voor zover van toegevoegde waarde;
• De contractmanager draagt zorg voor het opstellen van contracten t.b.v. producten in de planstudiefase en stuurt contracten als contractmanager aan;
• De contractmanager draagt bij aan het opstellen van een inkoopstrategie en inkoopplan;
• De contractmanager laat zich ten aanzien van alle inkoopaspecten inhoudelijk adviseren door de inkoopadviseur en waar nodig de (aanbestedings-)jurist;
• De contractmanager draagt zorg voor de contractbeheersing, -management en facturatie;
• De contractmanager is eindverantwoordelijk voor een goede dossiervorming;
• De contractmanager draagt zorg voor een soepele overdracht tussen einde realisatie naar beheer.

Verantwoordelijkheden

• De contractmanager is verantwoordelijk voor voorbereiding, opstellen, gunnen en uitvoering van de contracten waaraan je is toegewezen en het ondersteunen en begeleiden van de projectteams in het contact met de markt;
• De contractmanager is verantwoordelijk voor de realisatie van de contractscope binnen de randvoorwaarden tijd, geld, kwaliteit en risicos;
• De contractmanager is verantwoordelijk voor contract gerelateerde producten, zoals bijv. marktscan, algemene contracteisen, contractmonitoring en prestatieverklaringen en geeft advies over de overige contract en aanbestedingsdocumenten;
• Het op tactisch niveau overzichtelijk beheersen van de contractportefeuille en aanbestedingskalender.