Gemeente Kampen wil haar Business Continuity Management (BCM) actualiseren en verder professionaliseren. In het verleden zijn deelplannen opgesteld, maar deze zijn niet meer actueel en mogelijk niet volledig. Tegelijkertijd bevindt de organisatie zich in een groeifase, waarbij zowel de omvang als de complexiteit toeneemt. Dit vraagt om een meer samenhangende en toekomstbestendige inrichting van BCM. Daarbij wordt ingezet op een integrale benadering van BCM, waarbij in samenhang wordt gekeken naar onder meer stroomvoorziening, personeel, ICT, gebouwbeheer en andere kritieke processen.

Binnen de organisatie is een interne werkgroep gestart met het versterken van de bedrijfscontinuïteit. Doel van deze opdracht is om samen met deze werkgroep inzicht te krijgen in de huidige situatie en een eerste BCM-raamwerk op te zetten conform IBD-aanbevelingen. Hierbij wordt een pragmatische en stapsgewijze aanpak gehanteerd, waarbij niet alleen wordt gewerkt aan concrete producten, maar ook aan het vergroten van bewustzijn en eigenaarschap binnen de organisatie.

Van de professional wordt verwacht dat deze nauw samenwerkt met de organisatie, zichtbaar en benaderbaar is en actief bijdraagt aan het ‘doorleven’ van BCM in de praktijk. Tijdens de uitvoering van de opdracht zal de professional inhoudelijk samenwerken met een interne medewerker, zodat kennisoverdracht en aansluiting bij de organisatie geborgd zijn. Na afronding van deze opdracht wordt de borging en coördinatie belegd bij een interne BCM-coördinator.

Doelstellingen

• Inventariseren van aanwezige BCM-plannen en beleid in de organisatie.
• In kaart brengen van kritische processen, afhankelijkheden en risico’s, en in concept opstellen van maatregelen en noodplannen.
• Ontwikkelen van een eerst, samenhangend BCM-raamwerk conform IBD-handreiking, inclusief beleid, governance en crisisorganisatie.
• Borging van BCM door middel van een zorgvuldige overdracht aan de interne BCM-coördinator, inclusief gericht advies en praktische handvatten.

Werkzaamheden

Inventarisatie en beoordeling

• Vaststellen welke BCM-deelplannen en documenten aanwezig zijn.
• Deze beoordelen op status, actualiteit en mate van compleetheid.
• In kaart brengen in welke deelgebieden BCM ondergebracht kan worden (bijv. ICT, HR, huisvesting, facilitaire voorzieningen) om aan te sluiten bij de aard en structuur van de organisatie.

Kritische processen

• Op basis van IBD-handreikingen en persoonlijke interviews een aanzet geven tot een overzicht van processen die als kritisch beschouwd dienen te worden.
• Voor elk proces vaststellen vanaf welk moment uitval problematisch wordt (acceptabele uitvalduur/RTO).

Bedrijfsmiddelen en risico’s

• Voor elk kritisch proces vaststellen welke bedrijfsmiddelen nodig zijn om deze te kunnen uitvoeren (rollen, applicaties, gebouwen, energie, etc.). Dit op basis van zowel bestaande documentatie als aanvullende interviews.
• Inventariseren van relevante risico’s en koppelen aan kritische processen.

Maatregelen en restrisico’s

• Opstellen van een eerste overzicht van maatregelen om uitval te voorkomen, inclusief impactanalyse (financieel, capaciteit, etc.).
• Inventariseren van restrisico’s die overblijven bij deze maatregelen.

Crisismanagement en communicatie

• Beschrijven wat te doen bij calamiteiten: crisisorganisatie, rollen en communicatieplan.
• Aansluiten op IBD-scenariokaarten en noodplannen voorbereiden.

BCM-beleid en scope

• Opstellen van een concept BCM-beleid waarin scope, doelstellingen en verantwoordelijkheden worden vastgelegd.

Governance en rollen

• Voorstel voor governance-structuur inclusief crisisteam en proceseigenaren.
• Beschrijven rol, positie en taken van aan te stellen interne BCM-coördinator.
• Advies over periodieke training, oefeningen, evaluaties, onderhoud en rapportages.

Deliverables (conceptversies)

• Inventarisatie en beoordeling huidige BCM-documentatie.
• Overzicht kritische processen inclusief acceptabele uitvalduur.
• Overzicht afhankelijkheden, bedrijfsmiddelen en risicoanalysess
• Eerste set BCM-maatregelen en restrisico’s.
• Concept crisismanagementplan, communicatieaanpak en noodplannen.
• Concept BCM-beleid.
• Governance-overzicht en adviesdocument voor inrichting BCM-coördinator en vervolgtraject.
• Overdrachtsdocument t.b.v. intern BCM-coördinator

Gedurende de inzet wordt verwacht dat de professional nadrukkelijk aanwezig en zichtbaar is binnen de organisatie, zodat het raamwerk goed aansluit op de praktijk, structuur en cultuur van Gemeente Kampen.