De gemeente Oosterhout staat aan de vooravond van een grote transitie: de verhuizing naar het nieuwe stadhuis. Dit betreft niet alleen de fysieke verplaatsing van medewerkers, voorzieningen en werkplekken, maar ook een verdere professionaliseringsslag binnen de facilitaire organisatie. Om deze verandering zorgvuldig, gestructureerd en toekomstbestendig uit te voeren, zoekt de gemeente tijdelijke versterking in de vorm van een deskundige Adviseur/Projectleider Facilitaire Zaken.

In deze rol ben je verantwoordelijk voor zowel de strategische voorbereiding als de operationele uitvoering van het verander- en verhuistraject. Je combineert visie en analytisch vermogen met daadkracht en organisatorisch overzicht.

Doel van de opdracht

De opdracht heeft twee hoofddoelen:

1. Verder professionaliseren van de facilitaire organisatie

• Analyseren en optimaliseren van facilitaire processen, contracten en dienstverlening.
• Opstellen van verbetervoorstellen en implementatie hiervan gericht op efficiency, kwaliteit en professionalisering.
• Realiseren van financiële voordelen door optimalisatie, herinrichting en slimme inzet van middelen.

2. Voorbereiden en realiseren van de verhuizing naar het nieuwe stadhuis

• Zorgdragen voor een gestructureerde voorbereiding en uitvoering van de verhuizing.
• Coördineren van alle facilitaire, logistieke, contractuele en organisatorische aspecten.
• Implementeren van een toekomstbestendige optimale facilitaire dienstverlening in de nieuwe huisvesting.

Werkzaamheden

1. Verder professionaliseren van de facilitaire organisatie

• Analyseren van bestaande facilitaire processen, contracten en werkzaamheden.
• Vaststellen van knelpunten, risico's en inefficiënties.
• Opstellen van verbetervoorstellen, procesoptimalisaties en implementatieplannen.
• Adviseren over nieuwe facilitaire standaarden, concepten en manieren van werken.
• Verbeteren van dienstverlening richting medewerkers, management, bezoekers en externe partners.
• Afstemmen met interne stakeholders, MT, projectgroepen en vakteams.

2. Voorbereiden van de verhuizing

• Opstellen van een integraal verhuisplan: planning, risicoanalyse, budget, logistiek en communicatie.
• Voorbereiden en uitvoeren van aanbestedingstrajecten (meubilair, inrichting, schoonmaak, beveiliging, verhuizers, diensten, etc).
• Adviseren over inrichting van werkplekken, logistiek, opslag, dienstverlening en werkplekconcepten.
• Selecteren en aansturen van leveranciers, adviseurs en uitvoerende partijen.

3. Uitvoering van de verhuizing

• Opstellen en bewaken van draaiboeken voor uitvoeringsdagen.
• Coördineren van de daadwerkelijke verhuisdagen.
• Bewaken van kwaliteit, planning en budget gedurende het traject.
• Oplossen van operationele knelpunten en borgen van veiligheid.
• Coördineren van nazorg, restpunten en oplevering.
• Evalueren van het proces en aanbevelen van structurele verbeterpunten.

4. Communicatie & Stakeholdermanagement

• Verzorgen van heldere rapportages richting management, stuur-/projectgroepen en stakeholders.
• Bijdragen aan interne communicatie over verhuizing, werkplekconcepten en nieuwe processen.
• Organiseren van instructies, rondleidingen en trainingen voor medewerkers.