Sluit over 2 dagen

Adviseur -Bestuurssecretariaat & Procesoptimalisatie

Gemeente UtrechtStadsplateau 1, 3521 AZ Utrecht, Nederland, Utrecht
Startdatum Z.S.M.
Einddatum 30 - 11 - 2026
5.480,85 p/m 35,13 p/u
36 uur p/w
1523 maanden
Utrecht
Organisatie en PersoneelBeleid

Publicatiedatum: 21 juli 2026

Optie tot verlenging: Er is een optie tot verlenging.

Werkplek: Alleen op kantoor | Je hebt veel vrijheid in de uitvoering van de opdracht, zowel wat betreft werkwijze als werktijden en locatie.

Opleidingsniveau: HBO

Werkervaring: Senior

Hoe ga jij impact maken?

Voor gemeente Utrecht is Magnit Global op zoek naar een Adviseur Bestuurssecretariaat & Procesoptimalisatie.

Utrecht heeft jou nodig!
Een goed functionerend bestuurssecretariaat is essentieel voor een slagvaardige gemeentelijke organisatie. Door veranderingen in werkzaamheden, toenemende complexiteit en verschillende werkwijzen is er behoefte aan meer inzicht, structuur en uniformiteit.
Daarom zoeken wij een ervaren adviseur die de huidige werkdruk en processen binnen het bestuurssecretariaat in kaart brengt en vertaalt naar een toekomstbestendige manier van werken. In deze opdracht combineer je jouw ervaring binnen gemeentelijke bestuurssecretariaten met jouw talent voor analyse, procesverbetering en organisatieadvies.

Dit is je werk
Als Adviseur Bestuurssecretariaat & Procesoptimalisatie voer je een zelfstandige analyse- en adviesopdracht uit binnen het bestuurssecretariaat van de gemeente Utrecht. Je onderzoekt hoe werkzaamheden momenteel zijn georganiseerd, brengt knelpunten in beeld en ontwikkelt een eenduidige werkwijze voor de uitvoering van secretariaatstaken. Daarbij creëer je duidelijkheid over rollen, verantwoordelijkheden, prioriteiten en werkafspraken.
Het resultaat van jouw opdracht is een praktisch en gedragen verbeteradvies waarmee het bestuurssecretariaat efficiënter, voorspelbaarder en toekomstbestendiger kan werken.

Je belangrijkste verantwoordelijkheden:

  • Uitvoeren van een werkdruk- en capaciteitsanalyse binnen het bestuurssecretariaat
  • Inventariseren van taken, werkprocessen en tijdsbesteding
  • Organiseren van interviews en werksessies met betrokken medewerkers
  • Analyseren van agenda's, vergaderstructuren, documentstromen en werkprocessen
  • Identificeren van knelpunten, risico's en inefficiënties
  • Ontwikkelen van een uniforme werkwijze voor secretariaatstaken
  • Beschrijven van rollen, verantwoordelijkheden en taakverdeling
  • Opstellen van procesbeschrijvingen, werkinstructies, formats en checklists
  • Adviseren over procesverbeteringen, implementatie en borging
  • Opleveren van een concreet verbeter- en implementatieadvies

Je werkt op basis van een duidelijke resultaatopdracht. De focus ligt op het opleveren van:

  • Een werkdruk- en capaciteitsanalyse
  • Een overzicht van processen en werkinstructies
  • Een voorstel voor een uniforme werkwijze
  • Concrete aanbevelingen voor implementatie en borging

Eisen

  • HBO werk- en denkniveau
  • Minimaal 5 jaar ervaring als bestuursassistent(e) of binnen een bestuurssecretariaat
  • Minimaal 5 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie
  • Ervaring met procesoptimalisatie en organisatieverbetering
  • Ervaring met het uitvoeren van analyses en het opstellen van adviesrapportages
  • Kennis van bestuurlijke processen binnen gemeenten

Wensen en competenties

Competenties

  • Organisatiesensitief en begrijpt bestuurlijke verhoudingen
  • Analytisch sterk en in staat snel patronen en verbeterkansen te herkennen
  • Communicatief vaardig en makkelijk in contact met verschillende stakeholders
  • Empathisch en in staat vertrouwen op te bouwen binnen teams
  • Zelfstandig, gestructureerd en resultaatgericht
  • Een verbinder die mensen meeneemt in veranderingen

Organisatie & Team

Je voert deze opdracht uit binnen het bestuurssecretariaat van de gemeente Utrecht. Je werkt samen met betrokken medewerkers en stakeholders om inzicht te krijgen in de huidige werkwijze en te komen tot gedragen verbetervoorstellen.
Je opereert zelfstandig en draagt bij aan een professionele en toekomstbestendige ondersteuning van het gemeentebestuur.

Deze voorwaarden bieden we jou

Als ervaren specialist bieden wij jou passende voorwaarden.

Hoog salaris bij Impact Vandaag. Het bruto salaris is € 5.480,85 p/m o.b.v. € 35,13 p/u en 36 uur per week.
Transparante pro-forma berekening.
Vakantiegeld van 8% en een vast aantal vakantiedagen per jaar (fulltime basis).
Zorgeloze naleving van de Wet DBA.
Doorbetaling bij ziekte volgens CAO.
Een contract voor de duur van de opdracht, met optie tot verlenging afhankelijk van de functie en organisatie.
Pensioenopbouw via de regeling voor uitzendkrachten.
Reiskostenvergoeding afhankelijk van de functie en organisatie.

Naast de contractuele voordelen, bieden we extra dienstverlening als je voor Impact Vandaag kiest. Benieuwd naar onze dienstverlening?

Stappenplan voor deze vacature

1
2
3
4

Vind je deze vacature interessant? Klik op solliciteren en stuur je cv mee. Binnen 48 uur neemt één van onze adviseurs contact met je op. We kijken daarbij:

  • Of jouw profiel geschikt is voor de functie op basis van de gevraagde eisen, wensen en competenties.
  • Of je past bij de organisatie.

Past de vacature bij jouw profiel? Dan neemt onze Opdracht Adviseur contact op over jouw sollicitatie en cv. Je kunt je contactvoorkeuren doorgeven in jouw profiel.

Solliciteren bij Impact Vandaag

Veelgestelde vragen

Heb je een vraag over een vacature of jouw mogelijkheden?

Neem direct contact op met een adviseur of maak gebruik van ons gratis adviesgesprek waar wij jou gerichter kunnen helpen!