Context van de opdracht

BWB is de bedrijfsvoeringsorganisatie voor de gemeenten Culemborg, Tiel en West Betuwe. Binnen de afdeling Informatievoorziening is het cluster Informatiebeheer & Records verantwoordelijk voor het duurzaam toegankelijk maken en houden van de informatie van de drie deelnemende gemeenten, van postregistratie en zaakdossiers tot overbrenging naar de archiefbewaarplaats.

Het informatiebeheer bevindt zich in een overgangsfase. De archiefwetgeving en de Wet open overheid stellen hogere eisen aan vindbaarheid, kwaliteit en openbaarheid van informatie, terwijl het werk in toenemende mate digitaal en zaakgericht plaatsvindt. Tegelijk vraagt de voorgenomen ontvlechting van de gemeente Tiel om een zorgvuldige scheiding, overdracht en verantwoording van archiefbescheiden.

BWB zoekt daarom een ervaren medewerker archivering die zowel het analoge als het digitale archief kan bewerken, ordenen en beheren, en die het reguliere archiefwerk draaiende houdt terwijl het cluster doorontwikkelt.

Doel van de opdracht

De opdracht is gericht op het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding van de drie gemeenten, zodat archiefbescheiden aantoonbaar voldoen aan de eisen van duurzame toegankelijkheid, vernietiging en overbrenging. De medewerker archivering levert daarmee een directe bijdrage aan het wegwerken van achterstanden, aan de kwaliteit van de zaakdossiers en aan de archiefverantwoording richting de gemeentelijke toezichthouders.

Kern van de rol

Het gaat om een uitvoerende rol met een duidelijk kwaliteitsaccent:

• Als archiefmedewerker verzorg je de dagelijkse bewerking, ordening, registratie, selectie en vernietiging van analoge en digitale archiefbescheiden.
• Als vraagbaak ondersteun en adviseer je collega's in de gemeentelijke organisaties over correct archiveren, dossiervorming en het gebruik van het zaaksysteem.
• Als signalerende schakel meld je structurele knelpunten in werkprocessen en registraties aan de coördinator informatiebeheer, zodat deze bij de bron kunnen worden opgelost.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Bewerken, ordenen, beschrijven en toegankelijk maken van analoge en digitale archiefbescheiden conform vastgestelde ordeningsstructuren en metadatarichtlijnen.
• Uitvoeren van selectie en vernietiging op basis van de geldende selectielijst, inclusief het opstellen en laten vaststellen van vernietigingslijsten en verklaringen.
• Voorbereiden en uitvoeren van overbrenging van archiefblokken naar de archiefbewaarplaats respectievelijk het e-depot, inclusief bijbehorende verklaringen en documentatie.
• Controleren van de kwaliteit en volledigheid van zaakdossiers in het zaaksysteem en corrigeren of laten corrigeren van afwijkingen.
• Registreren en routeren van inkomende post en documenten en bewaken van de tijdige en juiste afhandeling daarvan.
• Beantwoorden van interne en externe informatieverzoeken, waaronder ondersteuning bij Woo-verzoeken en het lichten van dossiers uit het archief.
• Ondersteunen bij de scheiding, schoning en overdracht van archiefbescheiden aan het Regionaal Archief.
• Adviseren en instrueren van medewerkers van de deelnemende gemeenten over archiveringsregels, dossiervorming en verantwoord digitaal werken.
• Bijhouden van beheerdocumentatie, werkinstructies en registraties ten behoeve van de archiefverantwoording.
• Signaleren van knelpunten in processen, registraties en systemen en deze inbrengen bij de coördinator informatiebeheer.

Op te leveren resultaten

De opdracht is succesvol wanneer je aantoonbaar bijdraagt aan concrete en controleerbare resultaten. Te denken valt in ieder geval aan:

• Bewerkte en toegankelijk gemaakte archiefblokken, voorzien van een actuele en bruikbare toegang.
• Vastgestelde vernietigingslijsten en uitgevoerde vernietigingen, inclusief de bijbehorende verklaringen.
• Voorbereide en uitgevoerde overbrengingen naar de archiefbewaarplaats of het e-depot.
• Aantoonbaar verbeterde kwaliteit en volledigheid van zaakdossiers in het zaaksysteem.
• Een gedocumenteerde stand van zaken van de archiefbescheiden die betrokken zijn bij de ontvlechting van de gemeente Tiel.
• Actuele werkinstructies en overdraagbare documentatie van de uitgevoerde werkzaamheden.
• Kennisoverdracht aan vaste collega's, zodat de werkwijze na afloop van de opdracht geborgd is.