Administratief Medewerker Inkoop
Publicatiedatum: 8 oktober 2026
Optie tot verlenging: 3 x 6 maand(en)
Werkplek: Alleen op kantoor | Hybride werken is mogelijk. De werkdagen worden in afstemming bepaald.
Opleidingsniveau: MBO
Werkervaring: Medior
Hoe ga jij impact maken?
Als Administratief Medewerker Inkoop ondersteun je een professionele, rechtmatige en doelmatige uitvoering van reguliere inkooptrajecten binnen de vastgestelde kaders van de organisatie. Je beoordeelt zelfstandig de inkoopzaken die via het zaaksysteem worden ingediend wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaand beleid, vastgestelde procedures, standaarden en formats.
Je ondersteunt interne opdrachtgevers bij de start en uitvoering van het inkoopproces, bewaakt de kwaliteit en voortgang en zorgt voor een volledige en navolgbare vastlegging. Daarnaast lever je een bijdrage aan de spendanalyse, waarmee het team Inkoop en contractmanagement (4 medewerkers) en de organisatie inzicht krijgen in de doelmatigheid en rechtmatigheid van de inkoop.
De Administratief Medewerker Inkoop handelt zelfstandig wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaande kaders, procedures, standaarden en formats. Zodra een inkoopvraagstuk vraagt om een professionele afweging, maatwerk of specialistische expertise, wordt de Inkoopadviseur betrokken. De medewerker signaleert en schaalt tijdig op; per situatie wordt bepaald welke rolverdeling passend is.
Werkzaamheden
De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- In behandeling nemen van reguliere inkoopvragen via het zaaksysteem InProces;
- Bespreken van de inkoopbehoefte met de interne opdrachtgever en zorgen dat deze voldoende duidelijk is om het inkoopproces te starten;
- Bepalen welke processtappen moeten worden doorlopen aan de hand van bestaande kaders, procedures en werkwijzen;
- Zorgen voor een correcte afronding en vastlegging van inkooptrajecten in het zaaksysteem;
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor reguliere vragen over inkopen en het inkoopproces;
- Uitleggen van procedures, werkwijzen en verantwoordelijkheden;
- Ondersteunen van opdrachtgevers bij eenvoudige inkoopvragen en helpen deze concreet en uitvoerbaar te maken;
- Ondersteunen van opdrachtgevers bij het correct toepassen van vastgestelde procedures en formats;
- Ondersteunen van de Inkoopadviseur bij complexe inkooptrajecten;
- Toepassen van het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid en de bijbehorende procedures;
- Herkennen van situaties waarin de reguliere werkwijze niet volstaat;
- Signaleren van afwijkingen, risico's en mogelijke onrechtmatigheden en deze waar nodig tijdig voorleggen aan de Inkoopadviseur;
- Navolgbaar vastleggen van gemaakte keuzes en relevante processtappen;
- Binnen de gestelde kaders zelfstandig uitvoeren van een spendanalyse en deze bespreken binnen het team Inkoop;
- Ondersteunen bij het opstellen en actueel houden van de inkoopkalender (capaciteitsplanning);
- Ondersteunen bij het actueel houden van informatie over inkopen en aanbesteden op intranet en de gemeentelijke website.
Eisen
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4;
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met inkoop, aanbestedingen of het begeleiden van inkoopprocessen;
- Aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures;
- Aantoonbare kennis van aanbestedingsrecht;
- Aantoonbaar beschikbaar voor het in de uitvraag genoemde aantal uren per week en gedurende de gevraagde periode.
Wensen en competenties
- Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren en ondersteunen van reguliere inkooptrajecten (benoem minimaal 2 concrete voorbeelden in het cv) (20 punten);
- Aantoonbare werkervaring met publieke inkoop (inkoop binnen overheidsorganisatie) (15 punten);
- Minimaal 3 jaar aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures (15 punten);
- Aantoonbare werkervaring met administratieve verwerking, inkoopdocumenten en dossieropbouw (20 punten);
- Aantoonbare werkervaring met procesmatig, digitaal en cijfermatig werken waaronder digitale inkoop-, contract-, zaak- of administratieve systemen, het zorgvuldig registreren en beheren van gegevens en het werken met financiële gegevens en analyses (20 punten);
- Aantoonbare relevante aanvullende opleiding op het gebied van inkoop waarbij Nevi of een gelijkwaardige opleiding (10 punten).
Competenties
- Vakgerichtheid: Leert van anderen over zaken op zijn vakgebied en past nieuwe methoden en technieken toe;
- Aandacht voor details: Blijft alert en geconcentreerd;
- Kwaliteitsgerichtheid: Houdt zich aan de gestelde kwaliteitseisen. Werkt zorgvuldig zonder veel fouten. Herstelt fouten als deze aan het licht komen;
- Discipline: Ziet het nut van regels en procedures. Voegt zich zonder moeite naar de bestaande regelgeving;
- Schriftelijke vaardigheid: Beschikt over een adequate woordenschat;
- Mondelinge vaardigheid: Is duidelijk verstaanbaar. Spreekt in begrijpelijke termen.
Organisatie & Team
Om 36.000 inwoners van dienst te kunnen zijn is onze organisatie groot genoeg om alle disciplines in huis te hebben, maar klein genoeg om wendbaar te zijn. Dit merk je in je werk; als je iets wilt regelen is er vaak maar één telefoontje nodig om de juiste collega te spreken te krijgen.
Bij binnenkomst merk je al gauw dat er een informele sfeer heerst, collega's maken makkelijk een praatje. Met elkaar werken we aan de toekomst van Hellendoorn.
Deze voorwaarden bieden we jou
Als ervaren specialist bieden wij jou passende voorwaarden.








Naast de contractuele voordelen, bieden we extra dienstverlening als je voor Impact Vandaag kiest. Benieuwd naar onze dienstverlening?
Aangenomen via Impact Vandaag? Dan doneren wij €250 aan een goed doel dat jij kiest.
Stappenplan voor deze vacature
Vind je deze vacature interessant? Klik op solliciteren en stuur je cv mee. Binnen 48 uur neemt één van onze adviseurs contact met je op. We kijken daarbij:
- • Of jouw profiel geschikt is voor de functie op basis van de gevraagde eisen, wensen en competenties.
- • Of je past bij de organisatie.
Past de vacature bij jouw profiel? Dan neemt onze Opdracht Adviseur contact op over jouw sollicitatie en cv. Je kunt je contactvoorkeuren doorgeven in jouw profiel.

Veelgestelde vragen
Heb je een vraag over een vacature of jouw mogelijkheden?
Neem direct contact op met een adviseur of maak gebruik van ons gratis adviesgesprek waar wij jou gerichter kunnen helpen!